מגזין ארגוני

ערוץ תקשורת ויזואלי בעידן דיגיטלי

אנו בעיצומן של ההכנות לכתיבת תכניות עבודה שנתיות ובקרוב נידרש להתחיל לחבר את כלל עובדי הארגון או החברה לאסטרטגיה, לכיווני ההתפתחות, למיקודים וליעדים של 2015. משימה זו מעלה את השאלה איך אנו שומרים את העובדים מחוברים ל"תמונה הגדולה" מעתה ולאורך כל השנה?

מגזינים אלקטרוניים בפורמט אינטראקטיבי, עדכני ומלהיב תופסים תאוצה כערוץ תקשורת אפקטיבי המאפשר לחבר את העובדים לתמונה הארגונית הגדולה. בכדי להחליט על תפקידו של המגזין האלקטרוני בתוך המערך הכולל של ערוצי התקשורת הארגונית, חשוב להבין תחילה את "הפרעות הקשב הסביבתיות" הנגרמות מעומסי המידע. חשבתם פעם כמה מיילים נשלחים בכל יום ברחבי העולם? או כמה זמן אנו מבלים בבדיקת תוכן בטלפון הסלולרי שלנו? נתונים מהתקופה האחרונה מראים ש:

• 50 מיליארד מיילים נשלחים בשנה בכל רחבי העולם
• האדם הממוצע בודק את הטלפון שלו 110 פעמים ביום, כ-9 פעמים בשעה
• עובדים מבלים 2.3 שעות במהלך יום העבודה בקבלת ושליחת מיילים. אם לוקחים בחשבון שהם מחוברים באמצעות מכשירים פרטיים גם למיילים פרטיים, זה עשוי להגיע אפילו ל-5 שעות ביום.

נתונים אלו ממחישים באופן ברור את מתקפת המידע לה אנו נתונים מרגע שאנו פותחים את העיניים ועד שאנו הולכים לישון. האוטומט של רובנו נמצא על סינון מתמיד של מסרונים וידיעות ואנו משקיעים הרבה אנרגיה מצד אחד להיות ממוקדים בעיסוקים שלנו ומצד שני להישאר מעודכנים ובעניינים במה שקורה סביבנו.

הצפת המידע, "או מגיפת מידע" בפי רבים, מהווה אתגר לא פשוט עבור אנשי המקצוע העוסקים בתקשורת ארגונית ואמונים על חיבור העובדים לארגון ולמה שקורה בו. לא פעם מי שצועק "חזק" יותר בערוצי התקשורת מקבל בולטות שאינה קשורה לרמת החשיבות של מה שהוא מתקשר ועובדים מפספסים פיסות מידע חשובות ורוב הזמן לא מצליחים לבנות את הפאזל הארגוני השלם שעוזר לנו להתמקד, לתעדף ולבצע תהליכי קבלת החלטות רלוונטיים למצב.

מגזין אלקטרוני מעוצב, הבנוי נכון, מופק אחת לרבעון ומותאם לסלולרי ולטאבלטים הוא בהחלט פתרון אפקטיבי. הוא מושך את תשומת הלב בעיצובו היפה ובכך מצליח לעבור את מנגנוני הסינון של מרבית העובדים, התשתית הטכנולוגית מאפשרת להנגיש את החומר בצורה שאינה מעמיסה על הקורא ומשאירה בידיו את הבחירה במה ברצונו להעמיק, הוא מאפשר תגובות לכתבות והכי חשוב הוא עקבי ומשלים באופן רציף חלקים בפאזל הארגוני.מסיבות אלו חזר המגזין למרכז הבמה והפך לכלי נוח בידי ההנהלה ואנשי התקשורת הארגונית במאמץ האין סופי לשמר את העובדים מחוברים ומבינים את התמונה הארגונית המלאה, את מה שנעשה ביחידות החברה השונות על מנת לעמוד ביעדים, את הלמה עושים את מה שעושים ובכדי להעלות את תחושות הגאווה והשייכות לאורך כל השנה.

הפקה של מגזין ארגוני מסוג זה מחייבת אינטגרציה בין מספר תחומים ומוצרים: תשתית אלקטרונית, יכולת ניהול מערכת, קבלת החלטות לגבי נושאים שיחזקו יעדים ארגוניים ועסקיים, גיוס אנשים לכתיבת כתבות, יכולת כתיבה מותאמת ואטרקטיבית לקהלי יעד, קריאייטיב, עיצוב ועריכה לשונית.

מהניסיון שנצבר בלוטם בשנתיים האחרונות, מצאנו שישנם מספר מפתחות להצלחה בהפקה של מגזין אלקטרוני, כזה שהעובדים נהנים לקרוא, מעורר גאווה ומחבר אותם לאסטרטגיה הארגונית ודרכי מימושה:

• פורמט מלהיב, אטרקטיבי ו"מזמין" – כזה שמעביר את המידע בדרך ש"קשה לפספס". פורמט עדכני של מגזין אמור ליצור אווירה כיפית ומפתה לקריאה בעזרת סגנון ויזואלי up to date המעביר בויזו'אל חלק מהרעיונות ואת הסיפור הארגוני השלם.
• פורמט מותאם סלולר וטאבלטים – צריכת המידע דרך המכשיר הסלולרי מחוץ לשעות העבודה ו- BYOD – Bring Your Own Device (שימוש במכשירים הפרטיים) הם מהסיבות המובילות לכך שכל נושא התקשורת הארגונית עובר למובייל ולטאבלטים, המאפשרים לעובדים לקרוא איפה ומתי שהם רוצים, רצוי במכשיר שנוח להם.
• אינטראקטיביות – בני דור ה-Y, המהווים שליש מכוח העבודה כיום, ומגמת הצמיחה של הרשתות החברתיות, חיזקו את החשיבות שאנשים נותנים לכך שקולם יישמע ושיוכלו להביע את דעתם לגבי אג'נדות עסקיות וארגוניות שונות. מגזין אינטראקטיבי, המקנה אפשרות להכניס תגובות, תורם לחיזוק הדיאלוג הארגוני במסגרת גבולות ברורים.
• כתיבה ב"גובה העיניים" – אנשים היום מצפים לכתיבה אותנטית שעוסקת בנושאים שבאמת מעניינים אותם ולא בידיעות "מטעם" הארגון. נקודת המבט של העובד הקורא צריכה להיות נקודת המוצא לכתיבה, המסרים ממוקדים, הכותרות מושכות והכתבות צריכות לעסוק במנהלים ובעובדים שעושים דברים אמיתיים ופחות בתדמית הארגון.
• בניית תהליך עבודה מסודר – כדי לייצר את התמונה הגדולה והרציפה לאורך זמן, נדרש לבנות ולהטמיע תהליך עבודה שיגרום לזה לקרות. מניסיוננו בארגונים מצאנו שתהליך העבודה המסודר חשוב, שכן הפקת מגזין מתכללת שיתוף פעולה של גורמים רבים בארגון ומחוץ לו.

ושתהיה לכולנו שנה טובה של תקשורת מחברת, משמעותית ומעצימה!

נכתב על ידי נועה רוזנשטיין.

*נועה רוזנשטיין היא יועצת ארגונית מתמחה בפתרונות תקשורת ב"לוטם"