קשה באימונים, קל בקרב

נקודת רתיחה

דמיינו לעצמכם ארגון היי-טק חודשיים לפני הוצאת גרסא חדשה של מוצר; ניתנו כבר התחייבויות ללקוחות, הוסכם בישיבות ההנהלה מהי התכולה של הגרסא, לכל אחד מהמנהלים בליבת האופרציה (פיתוח, שירותים, מוצר) ברור מה הוא צריך לקבל ומה הוא אמור לתת… האומנם?!

ככל שמתקרבים לדד ליין נפתחות זירות חדשות של קונפליקט בין אנשי המוצר, אנשי הפיתוח ואנשי השירותים – אנשי הפיתוח לא מבינים ולא מקבלים את דרישות אנשי המוצר, אנשי השירותים עוד נלחמים עם אנשי המוצר על תכולת הגרסא ואנשי המוצר כבר לא מסוגלים לשבת בשולחן אחד עם אנשי הפיתוח, האטומים לדרישות השוק. ובתוך כל זה נסגרה עסקה ענקית עם ארגון אירופאי למענו יש לבצע פיתוח מיוחד.

ואם נצטט את אחד המנהלים בארגון: "ככה זה תמיד לפני הוצאת גרסא ולרוב גם לא עומדים בזמנים!"

נשמע תסריט מוכר? מתברר שדווקא ברגעי השיא של הארגון – כאשר הוא נדרש "לתקתק" ולעבוד כפס ייצור משומן היטב – עולות דילמות על חלוקת התפקידים, שאלות של סמכות ואחריות בין השותפים לעשייה ואופן היישום בפועל.

כעת, תארו לעצמכם, שניתן היה להעביר את הצוות הזה על אותה דרך חתחתים, מספר חודשים לפני כן כשהמערכת עוד בשקט יחסי, כשאפשר עוד ללמוד מהטעויות שעושים, כשיש עוד זמן לדבר… בדיוק בנקודה זו משתלב אימון הצוות עבור הקבוצה המדוברת.

אם ננסה להגדיר פרקטיקה זו במשפט אחד: "בתהליך האימון אנחנו מתרגלים ומשפרים את הצוות ביישום פעולות ומיומנויות שזיהינו כקריטיות להצלחתו ויכולתו להניב ערך מוסף לארגון".

מהו אימון צוות?

בסופו של יום, צוות אמיתי נדרש להתמודד עם לחצי הסביבה העסקית הכוללים דרישה למוצרים (או שירותים) זולים יותר, באיכות גבוהה יותר ובזמן קצר יותר. מול לחצים אלו הוא נדרש לגלות גמישות ביצועית הכוללת שינוי חלוקת התפקידים והאחריות בצוות, מבנה הצוות, מיקוד הצוות ובתפקיד המנהל.

במהלך האימון, הצוות מדמה נקודות קריטיות בעבודה ונדרש לקבל החלטות אל מול המציאות המשתנה – האימון עוזר לצוות לסנכרן מחדש את העבודה בתוכו, על מנת להגיע לביצועים גבוהים יותר.

הכנה לאימון

עבודת הצוות דורשת תיאום גבוה, הבנה טובה אחד של השני, תקשורת רציפה, תעדוף נכון, הבנת משימת הצוות, קשר עם לקוח וממשקים פנים-ארגוניים חזקים. במהלך איתור צרכים אנו ממפים מספר נקודות קריטיות בעבודת הצוות, בהן כולם נדרשים לעבודה משותפת ומתואמת. עבור כל נקודה קריטית נכתבה סימולציה מורכבת.

כל סימולציה כוללת את נקודות המבט של בעלי התפקיד השונים בצוות, מצב התקדמות הפרויקט, בעייתיות ספציפית לאותה נקודת זמן, מה הצוות נדרש לסגור עד תום הסימולציה, גורמים מסבכים וקונפליקטים מרכזיים (כגון בקשת לקוח או שחרור איש צוות לפרויקט אחר) – כך יוצרים סימולציות אמיתיות, מאתגרות וישימות.

האימון: "סכנה, שטח אש"

בסדנה עצמה הצוות נכנס לחדר בו עומד להתקיים האימון, ולאחר היכרות קצרה עם המנחים נכנסים לפעולה – התמודדות עם המשבר המתואר בסימולציה, התפתחויותיו ומשמעויותיו.

עם סיום הסימולציה, ניגשים לאומנות הניתוח שלה. כאן אנחנו מבצעים דיון שהוא שונה מדיונים סדנאיים רבים שמסתכלים על העבודה ממבט גבוה מדי (ולעתים מעט מטושטש ומסתכן בסיסמאתיות יתר); נתחיל את הדיון מהשורה התחתונה: האם הלקוח עזב או נשאר? האם עמדנו בשאר היעדים שלנו בארגון בזמן ניהול המשבר? ומשם נעלה ונתחיל לבדוק את האירוע תוך ירידה לפרטים הקטנים.

התועלות לצוות ולארגון

אימון צוות הוא תהליך ייחודי מעצם העבודה עם צוות אורגני על מצב האמת שלו.

אימון אינטנסיבי כזה יקדם את ביצועי הצוות ואת מדדיו, ע"י:

1. הבנת הצוות את המשמעות של עבודת צוות ואת הצורך בפיתוח מיומנויות צוותיות, על מנת להגיע לתוצאות טובות.
2. זיהוי הצרכים של הצוות (צרכים שהינם גנריים לצוותים בדרך כלל או לצוותים מסוג זה, וצרכים ייחודיים לאור מאפייני הצוות הספציפי בנקודת זמן זו) ומוקדי השיפור בהם יש לפעול לשיפור.
3. תרגול כלים ומתודולוגיות לאימון על פעולות צוותיות והשלכות על הצוות.

ארגונים וצוותים שישכילו לייצר פלטפורמת למידה מסוג זה, ישימו בכך דגש על חשיבות העבודה הצוותית בארגון ויפעלו לזיהוי מוקדים לשיפור ופעולה לקידומם, במקום להמשיך ולשמר/להעמיק דפוסים לא אפקטיביים שעלולים להיווצר.

נכתב על ידי יונתן פרימס וערך לכברג.

*יונתן פרימס הוא יועץ ארגוני ומנהל פעילות פיתוחי צוותים ב"לוטם"

*ערן לכברג הוא יועץ ארגוני ומנהל מחלקת שיפור ביצועים ב"לוטם"