שישה צעדים בבניית תכנית עבודה – שעובדת…

כיצד בונים תכנית עבודה ל-2018 ?

אחת לשנה אנו עומדים בפני אחת מהמשימות המורכבות המונחות על שולחן העבודה – הכנת תוכנית עבודה שנתית.

אנחנו הופכים בזיכרוננו אחורה ונזכרים בשנה שחלפה: מה עבד? מה לא יצא לפועל? כמה מימשנו? כמה יישמנו? מה חזינו נכון ומה לא? וכמה היה קשה לשבת לתכנן ולחזות מה יקרה….
בפוסט הבא, מובא מודל עבודה ידידותי למשתמש המתבסס על הניסיון אשר נצבר בלוטם בהנחיית ארגונים לפיתוח תוכניות עבודה. במדריך שילבנו מספר קוים מנחים שיעזרו לנו לצלוח את המשימה…

שישה צעדים בבניית תכנית עבודה – שעובדת:
הצעד הראשון: ברמת הארגון – בנית עקרונות וקווים מנחים
תהליך בניית המסגרת לתוכנית העבודה מבוסס על שני צירים מקבילים אותם עלינו לקחת בחשבון בעת התכנון:
תהליך TOP-DOWN– מהן הנחות עבודה וקווי מסגרת המתווים ע"י "הדרג מעל" ומבוססים על אסטרטגית  הארגון והדגשים לשנה הקרובה. 
תהליך BOTTOM-UP– מה ניתן ללמוד מן השנה האחרונה? מה אנחנו חווים בקשר עם ה"שטח" ועם הלקוחות – יוזמות רעיונות וצרכים מן השטח, משגרת העבודה של מנהלים ולקוחות הפנים שלנו בארגון?

הצעד השני: ברמת הארגון – דיון להתנעת התהליך
אנו מתניעים תהליך "חוצה ארגון".
משום כך – מומלץ לבצע  KICK-OFF בו שותפים כל בעלי התפקידים הנדרשים להכין תוכנית עבודה בארגון.
הפגישה תכלול:
א. הצגת העקרונות המנחים וקווי המסגרת.
ב. תחזיות שיווק ומגמות עסקיות.
ג. פורמט מוצע להכנה של תוכנית העבודה ולהצגתן (מומלץ כדי ליצור אחידות בין התוכניות).
ד. אפיון הממשקים הנדרשים וספקי המידע הנדרשים לטובת הכנת התכניות.
ה. הפקת לקחים מתכנון וישום תכנית העבודה הקודמת

הצעד השלישי : ברמת היחידה – עיצוב תמונת עתיד
כדי לעצב תמונת את העתיד אנו מנתחים את העבר של היחידה:
מה קרה בשנה האחרונה?  מומלץ להשתמש במודל SWOT או במודל בוסטון.
אחד מהמפתחות להצלחה בצעד השלישי הוא רתימת העובדים. ניתן לעשות זאת ע"י תחקור חוויות היום יום בעבודה השוטפת. הדבר מהווה מקור רב ערך למחשבה קדימה ומעבר לכך מעצב את השותפות בתכנון ובמחויבות ליישום.

כיצד מתבצע תהליך הרתימה? (מתחילים מלמטה)

הצעד הרביעי : חשיבה פרוייקטלית
צעד זה כולל בתוכו מספר פעולות:
א. תיאום בין גורמים משיקים לטובת סינכרון תכניות העבודה.
ב. פריסת הפעילויות הכלולה בתכנית העבודה על פני השנה (A,B,C,D…)
ג. ניתוח המשאבים הנדרשים לביצוע הפעילויות המתוכננות (תקציב,משאבי אנוש, ידע)
ד. זיהוי משאבים קריטים הנדרשים לביצוע התכנית, כאלה אשר העדרם ישבש את יכולת יישום התכנית)  על פי תוכנית העבודה לשנת 2018.

הצעד החמישי : הצגת התכנית להארות ואישור
סדר האירועים המוצע בשלב אישור התוכניות:
א. מפגש של כל מנהל מתכנן עם מנהלו הישיר (לרוב מנכ"ל וסמנכ"ל).
ב. מפגש צוות המנהלים להצגת תוכנית העבודה ומשוב מן המנהלים.
ג. מפגש נוסף של מנהל מתכנן מול מנהל ישיר והארת אישורים

מפגש הצגת תוכניות עבודה לאישור הינה זירה לאתגור התוכנית, להאצת סנכרון הפעילויות לרוחב הארגון ולהחלפת רעיונות בין מנהלים עמיתים (מן הסתם עשוי ליצור הדיאלוג גם הצפה של תחרות על המשאבים המוגבלים ל- 2018).
זהו השלב בו ירוכזו הסיכונים האפשריים למימושה של התוכנית.
ניהול הסיכונים יכלול בתוכו תוכנית "WHAT IF" פתרונות מגירה להתמודדות עם הסיכונים.
שעל מנת להתכונן אליו אנו יכולים לנסות לחזות מראש באמצעות מודל ה-FFA  – FORCE FIELD ANALYSIS.
במהלך צעד זה עשויים להתקיים מספר "סבבים" של תיקונים ותוספות.

הצעד השישי : מתכנית ליישום
זה הזמן לתכנון מפורט יותר לאחר שהמתווה אושר, להמשך שיווקה של התוכנית לכפיפים ולעמיתים.
שלב זה יכלול "עבודת מטה" של זימון המשאבים הנדרשים לביצוע התוכנית (מומחים, אתרי עבודה, כלי מחשוב ועוד). זאת על מנת להגביר את הסתברות היישום ולנהל מבעוד מועד סיכונים אפשריים אשר יהוו חסם ליישומה של התוכנית.
המעבר מתוכנית העבודה ליישומה בפועל כולל בנית תוכנית נפרדת לכל פעילות.
בנקודה זו יוגדר לכל פעילות לוח זמנים מפורט, מוביל מקרב הצוות יוגדרו הממשקים הנדרשים למימוש התוכנית בשלב זה יש לבנות מדדי בקרה (מדדי תהליך) ומדדי הצלחה (מדדי תוצאה) לכל פעילות המופיעה בתוכנית העבודה.
יש להגדיר את האחראים לביצוע הבקרה ואת מועדי המדידה, וכן… מה נעשה עם התוצאות?

המרחב הדיגיטלי ותכניות העבודה
הזמינות של מחשב נייד ביד (כן .. הסמרטפון)  כמו גם הענן ומגוון האפליקציות, מאפשרת לנו היום מרחב של הזדמנויות לשיתוף תכניות העבודה, לתיאום בין התכניות, ולפירוק של ה"האבנים הגדולות " לשפת היומיום.

כמה טיפים למיצוי הדיגיטל בתהליך בנית תכניות העבודה:
שימוש בסביבות עבודה משותפות  בין יחידות משיקות – לתיאום התכנון
שימוש בשאלונים on line  כדוגמת ה mantimator  לגישוש עמדות בנוגע למהלכים נדרשים בתכניות העבודה
שימוש באפליקציות  לניהול סדרי עדיפויות לטובת פריטת תכנית למשימות היומיום

לסיכום המודל:

https://www.youtube.com/watch?v=IPYeCltXpxw