6 צעדים ליצירת פשטות בארגון

העולם הדינאמי של המאה ה-21 משפיע על התנהלותם של ארגונים, הנדרשים להתאקלם במציאות משתנה על מנת להישאר רלוונטיים. ניהול בעולם בו שולטות מגמות גלובליזציה, ותהליכי אוטומציה ודיגיטציה, מציב פערי תפיסה בין דוריים שהולכים ומתרחבים. אלו הן רק חלק מהסיבות המציבות ארגונים בפני אתגרי ניהול חדשים ולא מוכרים לצד הצורך בשמירה על יתרונם התחרותי.

על רקע זה עולה פעמים רבות השאלה מה הן שגרות הניהול שניתן לאמץ על מנת להבטיח הצלחה? בספרם^[1]Six Simple Rules: How To Manage Complexity Without Getting Complicated , מזמינים אותנו איב מוריו ופיטר טולמן, לבחון שישה כללים להתמודדות בתנאי מורכבות, התורמים להגברת מידת הפשטות הניהולית בסביבה דינאמית ומורכבת.

 1. הבינו מה אנשים עושים ומדוע

מוריו וטולמן טובעים בספרם את המושג "פשטות מתוחכמת" (smart simplicity) המזמין אותנו לבחון את המציאות היומיומית של אנשים בארגון ולהסתכל על מה הם באמת עושים ומדוע עושים זאת. התובנה המרכזית העולה ממחקרם היא שאנשים פועלים באופן רציונלי גם אם השלכות מעשיהם יוצרות לעיתים "בעיות" בארגון. ההמלצה היא להבין לעומק מה מניע אנשים לפעול ולחבר מניעים אישיים אלה ליעדים מערכתיים של הארגון, וכך לסנכרן בין הצלחת הפרט להצלחת הארגון.

2. העצימו מתאמים

מתאמים (integrators) הם אנשים בעלי רמת מחוברות גבוהה לארגון ולעשייה שלהם, הם משתפים פעולה ומעודדים אחרים סביבם להתנהג באותו אופן. מוריו וטולמן מזמינים ארגון ששואף להפחית את מידת המורכבות בו, לאתר מתאמים, להעצימם ולתמרץ אותם להמשיך לפעול. ברמה המערכתית, על מנת להעצים את השפעת המתאמים, הצעתם היא להשטיח מבנים היררכיים קשוחים, לייצר פחות "חוקים" ולהגביר תהליכים להעצמה אישית לעידוד תהליכי הפקת לקחים ומשוב בונים. בתפיסה זו טמונה ניגודיות מעניינת: ככל שהארגון גדול יותר, כך עליו להטמיע פחות חוקים ומבנים היררכיים. החוקים וההיררכיה עצמם אינם שליליים לפי מוריו וטולמן, אלא שהם סבורים שההשפעה שיש למבנים אלה על התנהגות הפרט מובילה למורכבות יתר בארגון.

3. העניקו יותר סמכויות

בעיני מוריו וטולמן, מפתח ההצלחה להגברת ביצועים בארגון טמון בשילוב של מתן סמכות ואוטונומיה. לפיהם, הבעיה בגישות הניהוליות הקיימות היא שהן יוצרות מורכבות יתר ע"י הוספת תהליכים ונהלים כפתרון לבעיות. התמודדות זו מקטינה את רמת האוטונומיה של הפרט, דבר המקטין את מידת האג'יליות של הארגון ומצמצם את יכולתו להגיב במהרה לשינויים. אחת התרומות של ״עקרון הפשטות המתוחכמת״ היא יצירת איזון בין שיתוף פעולה לאוטונומיה. באמצעות הטמעת עקרון זה, מוענקת לאנשים בארגון מידת הסמכות הנדרשת לקחת סיכונים מחושבים. מוריו וטולמן טוענים שככל שיש ליותר אנשים בארגון יותר סמכות לקבל החלטות, כך באפשרותם לפתור בעיות בצורה עצמאית, ובכך להקטין את מידת המורכבות בארגון כולו.

4. הגבירו את התלות הדדית

מוריו וטולמן מציעים לייצר תנאים המעודדים את התלות ההדדית בין האנשים בארגון. כיצד עושים זאת? מטמיעים שגרות ניהוליות של הצבת יעדים, מדידה והערכה, המתנים הצלחת עובד/ צוות/ מחלקה א' בהצלחת עובד/ צוות/ מחלקה ב'. בנוסף, דרך נוספת להגביר את התלות ההדדית בארגון היא צמצום משאבים, דבר הדורש שיתוף פעולה רחב יותר מצד עובדים וצוותים.

5. הרחיבו את צל העתיד

ממחקרם של מוריו וטולמן עולה השערה מרתקת ביותר: איכות עבודתם של אנשים עולה, ככל שהם חווים את השלכות מעשיהם. השניים מביאים כדוגמה חברה לייצור חלקי רכב שנתקלה בבעיה בתיקון מוצרים ששיווקה. הנהלת החברה החליטה לשלוח את מהנדסיה לעבוד בסדנאות לתיקון חלקי הרכב. כאשר מהנדסים אלה עומתו עם אתגר התיקון בעצמם, הם מצאו במהרה פתרונות עיצוב  שמנעו תקלות בחלקי הרכב, חסכו משאבים רבים והעלו את מידת שביעות הרצון של לקוחותיהם. גישה זו מזמינה למעשה ארגונים להטמיע תהליכי הכשרה, העשרה והפקת לקחים המציבים עובדים "בנעליו של האחר" (ממשק חיצוני, כדוגמת ספק, ממשק פנימי, כדוגמת ממשק פיתוח אל מול שיווק, הלקוח ועוד) זאת על מנת להוריד את רמת המורכבות בארגון ולהגיע בזריזות לפתרונות ורמת ביצועים גבוהה.

6. תגמלו את אלו שתורמים לפתרון בעיות

גישתם של מוריו וטולמן היא שמיקוד ב"הענשת כישלונות" מוריד את רמת הביצועים בארגון. השניים מדגישים את חשיבות המיקוד בתוצאות שהושגו ובמי שסייע להשיג תוצאות אלו. מתן תגמול על התנהגות מועילה של סיעור מוחות לפתרון בעיות מגביר את החוסן הארגוני בצורה משמעותית. ניתן להטמיע גישה זו בתהליכי הפקת לקחים ברמת הפרט באמצעות שלוש שאלות:

1. מה בכוונתך לעשות על מנת לשפר ביצועים?
2. אילו מחירים אישיים קיימים עבורך בהצבת יעד זה (שיביא לשיפור ביצועים)?
3. כיצד אני (המנהל/ת שלך) יכול לסייע לך להשיג את רמת שיתוף הפעולה הנדרשת לך לצמצם מחירים אלו?

לפי עקרון זה, ההמלצה היא לתגמל אנשים התורמים לפתרון בעיות ובכך להפחית הסתרה של טעויות וכשלונות, התנהגות התורמת להשלכות הרסניות יותר לארגון.

מריו וטולמן מסכמים כי רמת מחוברות של עובדים יורדת בשל העלייה המשמעותית של המורכבות המאפיינת ארגונים כיום. ששת הכללים שהם מציגים מגבירים את רמות הפשטות המתוחכמת. יישום של שגרות ניהוליות המפחיתות את רמת המורכבות הארגוניות מאפשרת לארגונים להעלות את רמת המוטיבציה של עובדים מנהלים, מגבירה  את הפרודוקטיביות שלהם ובכך משפרת  את רמת הביצועים של הארגון.

מוזמנים לצפות בסרטון TED המרחיב את משמעות היישום של ששת הכללים:

^[1] Yves Morieux and Peter Tollman. Six Simple Rules: How to Manage Complexity without getting Complicated. Harvard Business Review Press, 2014.