תפיסת המשרד

לוטם

מחשבות על תפיסת הערך של המשרד וכיצד ניתן למנף אותו להתמודדות עם האתגרים העכשוויים.

תפיסת תפקיד המשרד, עברה בתקופת הקורונה אבולוציה מואצת:
ממקום עבודה > למקום ליצירת קשרים חברתיים ומענה על צרכי שייכות > למקום וורסטילי שצריך לתמוך במגוון צרכים ולתת ערך תחת תפיסת הערך הפרסונאלית של כל עובד.
כיצד ניישם זאת במבנה המשרד שלנו ובהליך של עיצוב מחדש / מעבר דירה?
ריכזנו כאן מספר מחשבות ושיקולים.

אחד האתגרים המרכזיים של ארגונים בעידן הפוסט קורונה הוא להחזיר אנשים למשרד.
על פי מחקר ב-Microsoft Work Trend Index, 82% מהמנהלים הבכירים מביעים רצון חזק שעובדים יחזרו למשרד. מנגד, נתונים ממחקר ה WFH מראה שרוב העובדים (68%) לא רוצים לחזור למשרד כלל, או רוצים לחזור למשרד במתכונת היברידית. לעבודה מהמשרד יש יתרונות ארגוניים רבים, לדוגמה מחוברות ארגונית, לכידות וחיבורים חברתיים בתוך צוותים, חדשנות (העברת מידע, רעיונות, התייעצות) ועוד.

הדרך הטובה ביותר לגשר את פער הרצונות הזה היא דרך מתן ערך לעובדים בהגעה למשרד, אבל  מהי תפיסת הערך של המשרד כיום עבור עובדים? ואיך הארגון צריך לשנות את עיצוב המשרד כדי לתמוך בתפיסת ערך זו?

מחקרים מראים כי חלק ניכר מהעובדים (כ 85%) יהיו בעלי מוטיבציה לחזור למשרד כדי לבנות מחדש קשרי צוות, כלומר, הערך נתפס בעיניהם במונחי חיברות ושייכות. לעומת זאת, מחקרים אחרים מראים שיש הבדלים בין חברות, וגם בין עובדים בתוך חברה, מבחינת הגדרת הערך, לדוגמה, הבדלים בינדוריים – 78% מדור ה Z ו-Millennial אומנם רואים את הערך המרכזי של המשרד בהקשר חברתי, אבל חשיבות הערך החברתי נתפס כנמוך בהרבה בקרב עמיתיהם מדור ה-X והבומר.

בשל ההטרוגניות בצרכי העובדים, והרצון למקסם את הערך של המשרד, עולה התפיסה של פרסונליזציה של תפיסת הערך של המשרד. המגמה כיום בעולם העבודה פונה יותר ויותר לכיוון של פרסונליזציה של תהליכים: תוכניות פיתוח מותאמות עובד (IDP), זיהוי מוטיבציות עובדים, פרסונליזציה של הקשר עם העובד ועוד. מגמה זו לא פוסחת גם על תפיסת תפקיד המשרד.

האתגר שלנו כארגון הוא לא רק להבין את תפיסת הערך החדשה הזו, אלא גם להביא אותה לידי ביטוי בעיצוב של המשרד. משרדים שעד כה עוצבו כאזורי עבודה בלבד בהתאם לתפיסה הישנה, הופכים פחות ופחות רלוונטיים כיום, כשתפיסת הערך מתרחבת והופכת להיות מולטי פונקציונאלית. ואכן, בתקופה האחרונה, אנחנו עדים למגמה מוגברת של "מעברי דירה" של ארגונים או עיצוב מחדש של משרדים קיימים, במטרה להתאים את המשרד לצרכים הנוכחיים של עובדיהם.

יחד עם לקוחותינו, אנחנו בונים את התהליך כך שישקף וימנף את התפיסות העדכניות של תפקיד המשרד וייתן ערך מקסימאלי הן לצרכי עובדים והן לצרכים ארגוניים. הנה כמה שיקולים שכדאי להביא בחשבון כדי למנף את המשרד בהתאם לתפיסה החדשה:

1. ה- say של העובדים – מאחר ותפיסת המשרד החדשה שמה את העובד במרכז, אין זה אלא מתבקש שגם המשקל שלהם בתכנון יגדל בהתאם. שאלו אותם – מה הצרכים המרכזיים שלהם? מה הציפיות שלהם מהמשרד? איזה פסיליטיז יתנו מענה מיטבי? מה יתמוך בעבודה פרודוקטיבית?
2. תרבות ארגונית – משרדי החברה צריכים לבטא את התרבות הארגונית שלה. לדוגמה, חברה שחרתה על דגלה ערך של שיתוף פעולה צריכה לחשוב איך ניתן לקדם ערך זה ברמת התשתיות הפיזיות והטכנולוגיות של המשרד: הקצאה של אזורים משותפים, טכנולוגיות שתומכות בשיתוף מידע וסנכרון בין צוותי, עידוד תנועתיות, ריבוי חדרי ישיבות ועוד.
3. מודל עבודה (משרדי, הירידי, remote) – גודל המשרד, מיקומו, וכמובן גם המבנה והתשתיות שלו מאד מושפעות ממודל העבודה הנהוג בחברה ומכמות העובדים שנגזרים ממודל זה פר יום. מודל העבודה משפיע גם על צרכי העובדים. לדוגמה, חברה שעובדת במודל היברידי צריכה להשקיע בטכנולוגיות שמאפשרות פגישות מעורבות פרודוקטיביות (f2f + זום).
4. אחרון חביב, אבל בהחלט לא פחות חשוב – צרכי הארגון. לצד המשקל שאנו נותנים לעובדים ולצרכיהם, זהו שיקול מרכזי שאנחנו צריכים לקחת בחשבון – מה אנחנו רוצים בעיצוב המשרד / מעבר הדירה? עם אילו אתגרים ארגוניים אנחנו מתמודדים? איך זה תומך באסטרטגיה הארגונית שלנו? מה היעדים העסקיים שהיינו רוצים למנף בשינוי זה?

ומה איתכם? איך המשרד שלכם נראה? האם הוא תומך בצרכי העובדים שלכם? מה אתם יכולים לעשות כדי לקחת אותו צעד אחד קדימה ולמנף את הערך שאתם נותנים דרכו לעובדיכם?