Re-connect: יחסים משמעותיים בין מנהלים לעובדים

אירית חוביץ' | יועצת ארגונית, Lotem
שרון רצבי | ראש תחום פיתוח מנהלים, Lotem

בלוג זה פורסם לראשונה ללקוחות Manager's GPS  לפיתוח מנהלים: כלים ניהוליים בדיגיטל.
מה זה אומר כלים ניהוליים ב-Mgps? כדאי שתכירו >> 

כולנו יודעים איך זה מרגיש, אבל לרובנו קשה להגדיר בצורה אופרטיבית מה הם יחסים טובים בין מנהל לעובד ובעיקר איך בונים אותם, תמיד, ובמציאות ההיברידית החדשה שלנו בפרט.

אז נתחיל
ראשית, קשר טוב מאופיין בחוויה רגשית של קרבה, הכרות, ביטחון, נינוחות וחיבור.
בתפיסה האינטואיטיבית שלנו קשרים טובים מתפתחים בצורה ספונטנית ולא מכוונת ולכן יש עובדים עמם קל לנו בתור מנהלים ליצור קשר טוב ואחרים עמם זה קשה יותר. זה נכון כמובן. אבל במציאות שבה יחסים חיוביים ומשמעותיים הם הבסיס לניהול, זה לא מספיק. 

כמו בכל קשר זה מתחיל בהכרות. ההכרות היא תהליך מתמשך שלוקח מספר חודשים. חשוב לציין שההכרות היא הדדית, המנהל מכיר את העובד ולהיפך. אם העובד לא יכיר את המנהל לא יוכל להיווצר קשר. על מנת לסייע למנהלים שלנו לבסס קשרים משמעותיים עם העובדים, מומלץ להקפיד על מספר פרקטיקות:

1. שגרות – שגרה של פגישות עבודה 1:1 הן הבסיס החיוני ליצירת ההכרות ובניית הקשר. מומלץ לקיימן כל שבוע-שבועיים למשך לפחות 30 דקות. בפגישות הללו לדבר על עבודה אבל גם על תהליך הקליטה ועל מרכיבים רלוונטיים בחיי העובד והמנהל.
2. שיתוף – מרכיב חיוני ליצירת קשר הוא שיתוף במחשבות, מורכבויות, רציונל להחלטות, תחושות וכל שאר המרכיבים שהופכים את החוויה האנושית במקום עבודה (ובחיים בכלל) למעניינת ומורכבת. האחריות על השיתוף מוטלת על המנהל והעובד. עם זאת, במרבית המקרים, המנהל צריך לתת דוגמא אישית ובכך לקבוע את הטון ולבסס נורמה של שיתוף כחלק מחוזה העבודה.
3. התעניינות – כולנו באשר אנחנו בני אדם צריכים ורוצים שיתעניינו בנו. במחשבות שלנו, בהתנהגות וברגשות שלנו. גם במקרה זה מדובר על נורמה של התנהלות בקשר אשר אם תבוסס מתחילתו, תהפוך לחוזקה ביחסים בהמשך הדרך. גם כאן האחריות להבעת עניין ואכפתיות תוטל בראש וראשונה על המנהל, כמי שמוביל את הקשר.
4. עקביות – לבסוף, על מנת לבנות קשר משמעותי וחיובי, כל הטוב הזה חייב לבוא לידי ביטוי במערכת היחסים באופן מתמשך וקבוע. העקביות בהתעניינות, בשיתוף ובשגרת המפגשים תאפשר בנייה של קשר חזק וחיובי, עמיד למדיומים השונים (עבודה מרחוק ומקרוב) ולאתגרים הרבים בניהול העובדים.

לאחר ביסוס הקשר ובעבודה עם עובדים ותיקים יותר, על המנהלים לפעול לשמירה על היחסים בעיקר באמצעות התאמה מתמדת של שיטות הניהול לצרכים וציפיות של העובדים. גם כאן ישנם מספר דגשים אותם אנו מציעים כפרקטיקות נבחרות להצלחה בניהול יחסים מיטביים ומשמעותיים:

1. מודעות לצורך – המרכיב הראשון להצלחה הוא המודעות והתודעה. מנהל שלא מבין שעובדיו שונים ממנו ולא עוסק בהתאמה של הגישה הניהולית המתאימה לכל עובד באופן אישי יתקשה ליצור אצל העובד חווית ניהול טובה. על כן, עבודה מתמדת על הבנת הצרכים והתאמת הגישה לעובד חיונית להצלחת הקשר.
2. התמודדות מיטבית עם סיטואציות מורכבות – קשר טוב נבחן במצבים קשים. כאשר משהו לא הולך, כשצריך לתת משוב שלילי, כשהעובד לא עמד בציפיות ולא ביצע כפי שנדרש. במצבים אלה, על המנהל לדעת איך לדבר ולפעול כדי לשמור על מקצועיות ולהעביר את המסרים, תוך שמירה על היחסים והעובד.
   אבני היסוד של ניהול מותאם אישית הן:
   להתאים את דרך המשוב השלילי
   לדעת איך לנהל קונפליקט
   לדעת לנהל פער בדרכי העבודה
   בזכות שלושת אלה, ניתן לייצר חוויה שהמנהל לטובת העובד גם אם יש בעיה,.
   כדי להצליח בכך, על המנהל להיות מסוגל להריץ בראש תסריט של איך הדברים ישמעו ויתקבלו על ידי הצד השני ולהתאים את אופן השיח, כך שיוביל לתוצאה יעילה ולא עלבון או אי הבנה נוספת.
3. יכולת להבין סיטואציות ממספר נקודות מבט – היכולת לנהל יחסים טובים מבוססת בין היתר על היכולת של המנהל להבין את הסיפור מנקודת המבט של העובד. זו מיומנות קוגניטיבית שאפשר וכדאי לסייע למנהלים לפתח. לא מדובר בהסכמה או קבלה של נקודת המבט של האחר, אלא ביכולת לספר את הסיפור כאילו היית האחר. יכולת זו תאפשר למנהל להגביר את רמת הגמישות בחשיבה על טקטיקות ניהוליות, פתרון בעיות ניהוליות ותאפשר יצירה ושמירה על רמת קרבה גבוהה יותר במערכת היחסים.

אז נראה שיש למנהלים ולארגונים לא מעט עבודה. הקניית המיומנויות והטמעת ההרגלים הנדרשים לתוך תהליכי הניהול השוטפים זו עבודה, בכך אין ספק. עם זאת, חוויה של קשר משמעותי וחיובי, אין שניה לה. הרי כולנו רוצים ומחפשים את זה בכל תחום בחיים.

בין סל הפתרונות השונים שאנו מציעים לשיפור מערכות יחסים בין מנהלים לעובדים, נמצא גם Re – כלי דיגיטלי חדשני לפרסונליזציה של תהליכי ניהול.
לפרטים נוספים כתבו ל: irith@lotem.co.il