תכניות עבודה – על שום מה?

לקראת סופה של כל שנה פותחים דף (או יותר נכון קובץ) חדש ומתחילים לתכנן את הפעילויות לשנה החדשה. פעמים רבות עולות אותן השאלות – האם להכניס את השוטף לתוכנית? איך אפשר למדוד פעולה דיכוטומית באופן כמותי?

אבל יותר מהכל, עולה השאלה – למה?

למה לשבת שעות ולתכנן, כשאנחנו מבזבזים זמן יקר שיכול היה להיות מוכוון לביצוע? הכל אפשר לתכנן? ומה בנוגע לחופש היוזמה, החדשנות והדינאמיות?

ויקטור פראנקל בספרו "האדם מחפש משמעות" הזכיר את המשפט של הוגה הדעות פרידריך ניטשה "מי שיש לו למה, ידע לשאת כל איך" שמזכיר לנו בראש ובראשונה כי עלינו לבחון את ההנחה המובנית מאליה, לעצור ולשאול – למה לי תוכנית עבודה?

תוכנית עבודה מסייעת בראש ובראשונה לממש את האסטרטגיה הארגונית, לסמן עבור כולם חץ צפון אליו צועדים, לייצר בהירות בהגדרת הכיוון אליו מועדות פני הארגון ולהגדיר את מטרות הארגון לשנה הקרובה.

חשוב לציין כי כשם שחשובה הגדרת המטרות, התהליך המשלים לכך והחשוב לא פחות הינו – אסטרטגית ה"לא", שמאפשר לנו לבחור על מה נכון לוותר ובעצם כך, באילו תהליכים רצויים שמקדמים את הארגון השנה, נבחר להתמקד. כלומר, לבצע תעדוף פעילויות ולהימנע מעומס יתר על המערכת- "תפסת מרובה, לא תפסת".

עוד בשנת 1979 הוצגו ממצאים מפתיעים של מחקר בהשתתפותם של בוגרי תכנית ה-MBA בהארוורד. המחקר הראה כי 3% מכל הבוגרים הרוויחו פי 10 (!) מהשכר הממוצע של שאר 97% הבוגרים. והסיבה? 3% היו סטודנטים אשר הציבו לעצמם מטרות ברורות לעתיד וכתבו אותן לעצמם, 10% נוספים אשר להם היו מטרות לא-כתובות, הרוויחו פי 2 בהשוואה לשכר הממוצע של שאר 84% הבוגרים.

אם כן, תוכניות עבודה מסייעות בידנו לא רק להגדיר את העתיד הרצוי, אלא בעיקר להביא למימושו הלכה למעשה.

מחקר מאוחר יותר, משנת 2001 ( (Johnson et. Al.-2001, מציג מצב שלצערנו מנהלים רבים נתקלים בו – אי עמידה בזמנים ובתקציב ואיכות פחותה של פרויקט, קרי חוסר הצלחה. במחקר זה נמצא כי חוסר ההצלחה לא נבע בהכרח מהיעדר בידע או בכישורים מקצועיים, אלא דווקא מיכולת ניהול המשימה הכוללת תכנון לטווח קצר וארוך בהיבטים של פירוט המשימות וחיבורן לתקציב ייעודי, ניתוח וניהול מראש של סיכונים ומקרים חריגים (בלת"מים), התנהלות במבנה ארגוני לא מותאם לניהול המשימה וקשיים בתקשורת ועבודת ממשקים.

מתוקף היותן של התוכניות כלי בידי המנהל המציג את "השורה התחתונה" של ביצועי הלמידה בארגון, הן גם מאפשרות לבחון את הדרך להגשמת התוצאות, כלומר הפעולות והתפוקות של העובדים ומנהליהם. נודה על האמת כי פעמים רבות עובדים ומנהלים לא אוהבים להימדד, אך אל לנו לראות זאת כחסם, היות ופעמים רבות הם מוצאים בתהליך זה כלי המסייע בהגדרת תפקידם המאפשר יישור קו אודות הציפייה מהם.

ואם לא די בכך תהליך זה מציף סיכונים וחסמים פנים-ארגוניים המעכבים את ביצועי היחידה, מעלה שינויים ארגוניים נדרשים, מחדד את סיבת קיומו של הארגון באמצעות מענה על שאלות כדוגמת – למה הארגון בכלל קיים? ולמה הוא עושה את מה שהוא עושה? ולאחר שהתשובות מתקבלות יוצר אנרגיות של עשייה ואמונה משותפת בכיוון אליו בוחר הארגון לצעוד

אז עכשיו כשאנחנו מבינים את ה- למה, בואו נתחיל לדבר על ה- איך?

תוכנית העבודה כוללת שלושה רבדים: מטרות > יעדים > משימות.

אבל לפני הכל, טעות נפוצה בבניית תכניות עבודה היא ויתור על שלב מקדים קריטי – הפקת לקחים. רובנו לא נהנים לנבור בסיבות שהביאו להיעדר מימוש משימה כזו או אחרת, לחשוב על חוסר הצלחותינו ובאופן כללי רוצים להיות כבר בשלב הבא (וליתר דיוק לסיים עם תהליך כתיבת התוכנית).

יותר מכל ניתן ללמוד על תרבות התחקיר ככלי למידה והפקת לקחים מחיל האוויר, אשר משתמש בתחקיר ככלי להשגת ושיפור תוצאות. חיל האוויר עושה זאת באמצעות שאילת 3 שאלות – מה היה? למה היה? ומה למדנו? זאת במטרה לאתר את גורמי ההצלחה ואי ההצלחה ובשלב הבא הפיכתם ללקחים ישימים בהתמודדותם בהצלחה אל מול המשימה הבאה.

לאחר שלב הפקת הלקחים, התוכנית מתחילה בהגדרת המטרות העומדות בבסיס פעילותו של הארגון אליהן התייחסנו קודם לכן. כאמור, המטרות מגדירות באופן קונקרטי את העתיד הרצוי אליו מכוון הארגון את פעולותיו, אשר מימושן יחולל את השינוי או ההישג המבוקש. המטרות מהוות אמירה ברורה בנוגע לחזון הארגון שנקבע בתהליך מקדים ולרוב נגזרות מתוכו.

לאחר מכן, על מנת להגדיר את היעדים הנגזרים מכל מטרה, שאלו את עצמכם: איך אשיג את העתיד הרצוי מבחינתי בסוף 2017? היעדים מהווים תיאור בר-ביצוע של העשייה הנדרשת, אשר תקדם אותנו לקראת השגת המטרה.

לכל מטרה ויעד יוגדרו מדדי תוצאה (כמותיים, בשיטת SMART) אשר יאפשרו לעקוב אחר מימושם וההתקדמות בטווח הזמנים שהוגדר.

ולבסוף, עוברים לתהליך פירוט המשימות הנדרשות לביצוע, לכל משימה מוגדרים לוחות זמנים, שותפים, מוקצים משאבים וניתן לבחון התקדמותה באמצעות מדדי תפוקה– הפעולות שאנו מבצעים.

בשלב הבא ולאורך השנה יש לבצע תהליכי בקרה על התוכנית בכדי להימנע ממקרה בו תמונת המצב המלאה תהיה ידועה לנו רק בסוף השנה כאשר לא יוותר לנו אלא לבכות על חלב שנשפך, וברמה חשובה יותר – בכדי לוודא שתוכנית העבודה אינה נשארת בגדר מסמך המעלה אבק במגירה, אלא מיושמת בפועל ומייצרת מציאות.

בהצלחה בתהליך התכנון!

*דניאל אלמליח, יועצת ארגונית, 9Points

*אפרת ישראלי-קורן, יועצת ארגונית ומנהלת פרויקטי תכנון, 9Points