שיחת משוב משמעותית בעידן הקורונה

זוכרים את זה שפעם, כשהייתם צריכים לקיים שיחת משוב עם העובד שלכם, הייתם קובעים איתו פגישה פנים אל פנים? לפני הפגישה, הייתם מכינים קפה, נכנסים למשרד וסוגרים את הדלת כדי לייצר פרטיות ואווירה מאפשרת.

השאלה בה הרבה מנהלים מתלבטים היום, בעידן הקורונה, היא מה קורה אם התנאים האלה לא מתאפשרים? עוצרים את התהליך? או אולי מקיימים שיחת משוב מרחוק?

זה נכון שבשיחת וידאו אנחנו רואים את העובד והוא רואה אותנו, אבל… כולנו בטח מסכימים שזה לא אותו דבר; לא תמיד מתאפשרת לנו שיחה רציפה, האיכות לא בשמיים, בשיחות וידאו עלולות להיות יותר שתיקות והפסקות מסיבות טכניות, אנחנו לא ממש קולטים את שפת הגוף דרך מצלמת האינטרנט ובכלל… מי פתוח לקבל משוב מהמנהל שלו כשברקע יש תינוק בוכה?

לא ניתן להתעלם מכך שאנו מצויים בתקופה מורכבת כאשר הרבה דברים מעסיקים את העובדים שלנו ובאוויר תחושה של חוסר ודאות. לכן, המלצתנו היא שאם אפשר לדחות את השיחה ולקיים אותה פנים אל פנים – עדיף.

אז מה כן? בהחלט מומלץ לנצל את הזמן להתכונן לקראת שיחת המשוב, לחשוב על כל אחד מהעובדים שלנו, כיצד ניתן להצמיח ולהעצים אותו ומהי המטרה שלנו בשיחה איתו, כל זה – בפרספקטיבה המתאפשרת לנו בזכות הריחוק והמרחב שב"פסק הזמן" שקיבלנו בחיים. בכך גם נחסוך לעצמנו זמן ניהולי יקר עם החזרה לשגרה.

עם זאת, בימים אלה כל ארגון פועל במתכונת שונה ולכן חשוב להתאים לכל ארגון את הפתרון הנכון לו.

אם בכל זאת החלטתם לקיים שיחת משוב אונליין – הנה כמה טיפים שאנו מקווים שיעזרו לכם לעשות את זה נכון.

מאיפה מתחילים?

כלל ראשון – הקדישו מראש יותר זמן לשיחה. זכרו כי שבירת קרח ויצירת אינטימיות לוקחת זמן רב יותר כשהחיבור הוא מרחוק.

כלל שני – פתחו בתיאום ציפיות לגבי השיחה. שאלו את העובד איך הוא מרגיש לגבי ניהול השיחה בווידאו ושתפו אותו כי גם בעיניכם זה פחות אידיאלי. זה יעזור לשניכם לקחת בפרופורציות את הקשיים הטכניים, ככל שיהיו.

כלל שלישי – זכרו כי שיחת המשוב אינה מתקיימת בוואקום. חייבים להתייחס למצב המיוחד שקורה סביבנו ולבדוק איך העובד מתמודד עם התקופה. הקורונה מחייבת אותנו להסתכל על המציאות מזווית שונה ולהשתמש ביכולות חדשות. אפשר לנצל את ההזדמנות כדי לשאול "מה למדת על עצמך בתקופה זו?" או "איך אתה מתמודד עם אי הוודאות"? זה מראה על מעורבות ואכפתיות.

כלל רביעי- הקשבה, הקשבה ושוב הקשבה. זאת ההזדמנות שלנו לגלות מה מעסיק את העובד, לשמוע במה הוא בוחר לשתף ולהקשיב גם למה שלא נאמר.

רוצים להציב יעדים חדשים יחד עם העובד?

שאלו את עצמכם, האם לאור חוסר הוודאות, זו העת הנכונה להצבת יעדים לעתיד הלא כל כך נודע.

זכרו שאם לכם לא ברור איך או מתי נוכל לחזור לשגרה תקינה, עבור העובד שלכם – חוסר הבהירות עוד יותר גדול. לכן, קחו את זה בחשבון ותתייחסו לכך כשאתם קובעים יעדים. אתם יכולים לומר דברים כמו: "בהנחה שהשוק יתעורר באופן הדרגתי מחודש מאי, היעד שנראה לי ריאלי הוא…"

חשוב מאוד (ואפילו יותר מתמיד) לבדוק שהעובד מתחבר ליעד. במידה והעובד חושש כרגע להתחייב על יעדים, אפשר לסכם יחד על תאריך שבו תבחנו את היעד מחדש.

רוצים לדבר עם העובד על נקודות לשיפור?

במציאות הנוכחית – מומלץ להימנע מתחקור מעמיק של 'הסתכלות אחורה' ומה דרש שיפור בשנה שעברה. במקום, כדאי להקדיש את עיקר השיחה בהסתכלות קדימה: מה יעשה הבדל משמעותי בביצועים בשנה הבאה.

אם נתקלתם בהתנגדות והעובד לא מסכים איתכם, אל תתעקשו. יתכן מאוד שכרגע, בנסיבות הקיימות, הוא לא פנוי להכיל מורכבות נוספת.

בחרו לוקיישן מתאים.

חשוב לבחור מקום פרטי ושקט, במיוחד כשהעובד לא יודע מי נמצא בסביבתכם ועלול להקשיב. הכינו מראש את הסובבים אתכם כי אתם נכנסים לשיחה חשובה, כך שתהיו פנויים אליה לחלוטין.

הפגינו ערנות.

בשיחת וידאו מאוד קל להיות מוסחים ולחשוב שהצד השני לא רואה. כדי להיות ממוקדים בעובד ורגישים לתגובותיו, הגדילו את תמונתו על כל המסך וסגרו חלוניות מסיחות, כמו וואטסאפ או פייסבוק. הכינו נקודות חשובות לניהול השיחה ושמרו כמה שיותר על קשר עין על ידי מבטים אל תוך המצלמה.

הפריים הוא חשוב.

שימו לב מה העובד רואה. הקפידו שרואים במצלמה לא רק את הפנים, אלא את חצי הגוף העליון, בעיקר את תנועות הידיים. ודאו שרואים אתכם טוב, שאתם לבושים בלבוש הולם המשדר רצינות והתאימו את תאורת החדר כדי לשפר את התנאים כמה שניתן. חשבו על זה כך: ככל שהתנאים הפיזיים סביבכם מאפשרים יותר, עיקר הקשב של שניכם יהיה בתוכן השיחה.

סיכום השיחה.

עם סיום השיחה כדאי לשאול את העובד איך הוא הרגיש במהלכה ומה הוא לוקח איתו. יתכן ותרגישו כי יש צורך בהמשך, לקיים שיחה נוספת, פנים מול פנים. אם כן – מומלץ שתציינו זאת בפני העובד ותשאירו פתח טבעי לכך.

לאחר שהחלטתם שנכון לכם לקיים את השיחה הזו ואתם מוכנים, נשאר רק לקבוע עם העובד ולהכין אותו למה הולך להיות.

בהצלחה!

להורדת קיט למנהלים – שיחות משוב בעידן הקורונה