תשע"ג – הרהורים

בפתחה של שנה חדשה – תכניות עבודה במשאבי אנוש

בימים אלה יושבים כולנו סביב שולחן בסעודה המשפחתית, כדי לחגוג את סופה של השנה שחלפה ולקבל בברכה את השנה חדשה, היא שנת תשע"ג.

לרוב, עתות אלה מלוות בחופשה מהעבודה ומשגרת החיים האינטנסיבית שלנו, ובאמצעותן אנו מקבלים הזדמנות לשבת רגע אחד בשקט, להשעין את משענת הכיסא, להתרווח לאחור, לעצום את עינינו, לקחת נשימה עמוקה ולחשוב.

הזדמנות להתבוננות.

הזדמנות לסכם את פועלנו המקצועי והאישי ולהקדיש מחשבה לחלקים אותם עדיין יש לעשות…

תהליך זה מאפיין לא רק אנשים כי אם גם ארגונים – אשר עורכים מדי שנה תהליכי סיכום והערכות בדמות תכניות עבודה.

אז מה צופנת לנו השנה החדשה?

מבט מהיר בעמודי החדשות מצייר סימן שאלה גדול לגבי המציאות היומיומית בה אנו חיים: שאלת האפשרות שישראל תתקוף באירן, ובעקבותיה האפשרות שהמלחמה הבאה בדרך, בעיית הפליטים הזרים, תאונות פגע וברח, פרשת הטרדה מינית חדשה, התחזיות הפסימיות על מצב המשק, מחאות חברתיות מתחילות ונעלמות, שער האירו שעלה, שער הדולר שירד…

מציאות זו של חוסר ודאות מעוררת שני צירים של מתחים:

• המתח שבין תכנון לבין אי ודאות – המשימה של בניית תכנית עבודה, המחייבת יכולת להסתכל קדימה לטווח הארוך ולייצר בטחון הופכת לכמעט בלתי אפשרית. נראה שאנו בצורה 'על אנושית' מצופים להיות ערוכים לכל תסריט אפשרי או לחילופין נדרשים לגמישות טוטאלית ו"ספונטניות מקצועית". כך, אנו נציגי ההון האנושי בארגון נאלצים לבנות תכנית עבודה לעשרות, מאות ואף אלפי עובדים, פרויקטים ויעדים ולנווט את ספינת משאבי האנוש מבלי שאיפסנו מצפנים והבנו "איפה (לעזאזל) נמצא כוכב הצפון".
• המתח שבין התפתחות לבין יעילות – הדילמה בדבר הרצון להתפתח והצורך להתייעל אינה חדשה בעולם הניהול ועדיין במצבים אלה המתח שבין השניים הולך ומתעצם. מחד, אנו נדרשים להביא למקסימום הפיתוח וההתפתחות של העובדים והמנהלים בארגון (קורסים לפיתוח מנהלים, הכשרות מקצועיות, הכנסת מערכת גיוס חדשה, שיפור תהליכי עבודה ומה לא), ומאידך אנו מצופים לעשות זאת במינימום ההוצאות האפשרי (עם עדיפות להציג באופן ברור ובגרף צבעוני ירידה בניצול התקציב מהשנה שעברה – שאם כבר שכחתם הייתה בעייתית ומשברית לא פחות …).

כל אלה מעוררים שאלות לגבי הדרך הנכונה והטובה לבנות תכניות עבודה. אז כנראה שאין תשובה אחת נכונה לכל. אבל עדיין ניתן לאסוף כמה עוגנים שיוכלו לסייע בהתמודדות עם משימה מאתגרת זו (אתגר כבר איחלתם לעצמכם לשנה החדשה?).

הנה כמה כיוונים למחשבה (מבוסס על שיטת ה-Scrum לבניית תכנית עבודה) –

במקום להפשיל שרוולים ולתכנן 'מגה תכנית עבודה' מעמיקה ומפורטת לשנה הבאה, אשר מתיימרת למעשה לחזות את העתיד ובאמצעותו לתכנן לטווח ארוך, נסו לבנות תכנית עבודה המנסה ליצור תשתית טובה לתגובה ונותנת פתרונות לטווחי ביניים.

• היו מחושבים – כדי להגיב לצרכים הארגוניים המשתנים במהירות המרבית, נסו לצייר בראשכם 2-3 תסריטים אפשריים ותכננו ברוחם "תכנית פעולה".
• היו גמישים – ניתן לתכנן בתכנית העבודה "תכנית ליבה" מעמיקה יחסית בהתאם לתסריט הצפוי ביותר, ובמקביל לשרטט מספר חלופות או אפשרויות לשימוש בעת הצורך.
• היו ממוקדים – נסו לבנות את תכנית העבודה ממשימות פרויקטאליות אותן תוכלו להתחיל ולסיים ללא תלות בתכנית העבודה השנתית השלמה.
• היו זריזים – דאגו לבצע תיקוף רבעוני / חצי שנתי של התכנית כדי לוודא התאמה לצרכים ולקצר את זמני התגובה לשינויים שלהם.

שתפו אותנו ברעיונות נוספים להתמודדות עם בניית תכניות עבודה לשנת תשע"ג.

שתהיה לכולנו שנה נהדרת!

נכתב על ידי דלית לוי.

*דלית לוי היא יועצת ארגונית בתחום ניהול משאבי אנוש ב"לוטם"