בין אזעקות ליעדים: הדילמה הניהולית של "אשליית השגרה"

כשיש אזעקות בלילה ויעדים בבוקר ואז שוב אזעקות ביום, והיעדים ממשיכים להעסיק אותנו גם בלילה:
איך מנהלים מובילים צוותים בזמן מלחמה? 

כפי שאנו כבר מורגלים (לצערנו), המציאות משתנה מהר מאוד. רק בשבוע שעבר היינו במציאות של חירום, שבה בעיקר עסקנו בייצוב הבית, האישי והארגוני שלנו. התמודדנו עם אי ודאות גדולה, אזעקות בלתי פוסקות, בן או בת זוג במילואים, אנשים שנתקעו בחו"ל ועוד ועוד. 

ואז, כמעט ברגע אחד, ההנחיות משתנות – חוזרים לעבודה. יש פגישות, פרויקטים ויעדים. לכאורה השגרה חוזרת, אבל עבור רבים זו לא באמת שגרה: עדיין יש אזעקות, חוסר שעות שינה, בני זוג במילואים ודאגה מתמדת לילדים, למשפחה ולמדינה. 

זו בדיוק הנקודה שמאפיינת את השלב השני במודל ה-4R להמשכיות וחוסן ארגוני שפותח ע"י לוטם: "אשליית השגרה". העשייה חוזרת אבל המשאבים האנושיים עדיין מתוחים עד הקצה. וכאן עולה הדילמה הניהולית הגדולה: איך אפשר לעמוד ביעדים במציאות כזו?

חשיבות השיח על יעדים דווקא עכשיו – בין רציפות למשמעות 

במצבי משבר יש לעיתים תחושה שלא נעים לדבר על יעדים מול העובדים שלנו. אבל בפועל, יעדים ממלאים כמה תפקידים קריטיים דווקא בתקופות כאלה. עמידה ביעדים מאפשרת לארגון להמשיך לשרת לקוחות, לשמור על יציבות ולהימנע מקריסה תפעולית. ארגון שמצליח להמשיך לפעול בזמן משבר בונה חוסן לטווח הארוך. זה נכון לארגונים מכל הסוגים. יש גם ארגונים שעצם פעילותם היא חלק מהחוסן הלאומי: מערכות פיננסיות, בריאות, תשתיות, טכנולוגיה ותעשייה. היכולת להמשיך לעבוד גם בזמן מלחמה היא חלק מהיכולת של מדינה להמשיך לתפקד. ועבור העובדים עצמם, עשייה, התקדמות והשגת מטרות ויעדים נותנות לאנשים תחושת שליטה, משמעות וחווית מסוגלות- דווקא בתקופות של אי ודאות.

האתגר הניהולי: לא אם לעבוד, אלא איך? 

השאלה הניהולית שנשאלת היום אינה האם לעבוד, אלא איך לעבוד בצורה חכמה בתוך מציאות מורכבת. כאן נכנס אחד המודלים הקלאסיים של ניהול: מודל MBO – Management by Objectives של פיטר דרוקר. אבל במציאות של מלחמה נדרש למודל עדכון גרסה.  

מודל MBO של פיטר דרוקר מבוסס על רעיון פשוט: ארגונים מצליחים כאשר יש יעדים ברורים, אחריות משותפת ומעקב מתמשך. במציאות של משבר, כל אחד מהשלבים במודל צריך להיות מותאם למציאות האנושית והארגונית.

להלן כמה עקרונות לניהול יעדים בתקופה של משבר באי ודאות:

1. מיקוד במה שבאמת קריטי: בזמן משבר אנשים פועלים תחת עומס רגשי וקוגניטיבי גבוה לכן אחד התפקידים המרכזיים של מנהלים הוא לצמצם מורכבות. במקום רשימות ארוכות של משימות, חשוב להגדיר 2-3 יעדים מרכזיים לצוות בטווח הקצר. זה לא אומר שנוטשים את שאר היעדים אלא פשוט מתעדפים אותם: מה חשוב עכשיו? מה יכול להידחות? בהירות מייצרת ביטחון ומפחיתה עומס מנטלי.  
2. יעדים ריאליים ורלוונטים למציאות של משבר: יעדים שנקבעו בתקופה יציבה לא תמיד מתאימים למציאות של מלחמה. חשוב להציף את האתגרים ולהיות בקשר עם המנהל הישיר: האם היעדים עדיין ריאליים? אילו משאבים חסרים כרגע (שעות שינה, עובדים במילואים, עומס רגשי)? ולבחון מה צריך להתאים (בקצב או בהיקף). המטרה אינה להוריד רף, אלא להתאים את הדרך להשגת היעדים למציאות המורכבת.  
3. בקרה בתדירות גבוהה יותר: במודל של דרוקר, מעקב אחרי התקדמות הוא חלק מרכזי בניהול. בזמן משבר, הבקרה צריכה להיות קצרה ותכופה יותר: בדיקות התקדמות קצרות, שיחות סטטוס תכופות והתאמות מהירות בדרך. כך ניתן לזהות מוקדם חסמים ולמנוע הצטברות של לחץ.  
4. משוב – יותר הכרה וחיזוק: משברים ממושכים שוחקים אנרגיה ומוטיבציה. לכן המשוב הניהולי הופך להיות כלי חשוב במיוחד. דווקא עכשיו חשוב לפרגן על התקדמות, להכיר גם בדברים שנראים מובנים מאליהם ולציין הצלחות קטנות. תחושת מסוגלות היא מנוע חשוב להמשך עשייה.

ולבסוף, איך לתקשר את כל זה לעובדים בזמן מלחמה? 

כדי לייצר מחויבות, חשוב לתקשר את היעדים בצורה מותאמת. שלושה עקרונות יכולים לעזור:

1. הכרה במציאות: להתחיל בהכרה במה שקורה. לאנשים חשוב לשמוע שהמנהלים מבינים את המורכבות.
2. בהירות: דווקא בתקופות של אי ודאות, אנשים זקוקים לבהירות: מה חשוב עכשיו? מה פחות חשוב? ואיפה נדרש מאמץ מיוחד? בהירות מפחיתה עומס מנטלי.
3. משמעות: חשוב לחבר את העבודה למשמעות הרחבה שלה: תרומה לארגון, ללקוחות ולחוסן הלאומי. אנשים מוכנים להשקיע הרבה יותר כשהם מבינים למה זה חשוב.

לסיכום, מנהלים רבים מרגישים כרגע שהם צריכים להחזיק הכל: את עצמם, את העובדים, את הלקוחות ואת היעדים. חשוב לזכור שמנהיגות בזמן משבר לא נמדדת בשלמות, אלא ביכולת להמשיך לנוע קדימה גם כשהקרקע לא יציבה. לפעמים ניהול טוב בתקופה כזו הוא פשוט לעשות את הטוב ביותר שאפשר בתוך המציאות המורכבת שבה אנו פועלים, ולהמשיך להתקדם, בין אזעקות ליעדים. 

לפרטים נוספים: sivank@lotem.co.il