הזדמנות לסדר פסח

אז מה לפסח ומעבר משרדים בארגונים? אתם בטח מכירים את זה מהבית: כבר הרמתם את השטיח, אז לא תנקו מתחת? לא תזיזו את השידה שעומדת שם? ובפסח במיוחד – עם התחלת הניקיונות עולה הצורך למיין, לסדר, לפנות את המיותר ולהתחדש. מעבר משרדים הוא 'הפסח' של הארגונים בכך שהוא מהווה טריגר והזדמנות 'להרים הרבה שטיחים'.

מעבר משרד דורש התחדשות רבתי, זהו מהלך הכולל שינויים תהליכיים, טכנולוגיים ופיזיים רבים. מה שכן, בשל העובדה שתהליך מעבר משרדים הוא אחד התהליכים הארוכים, שואבי הזמן ומשאבים שארגון יכול לעבור, אזי פעמים רבות הצד של מינוף ההזדמנויות לא זוכה לתשומת הלב הנדרשת. ארגונים מתמקדים בהמשכיות העסקית ופחות במינוף ההזדמנות להשפיע על התרבות הארגונית למשל.

אחד האתגרים בניהול שינוי המעבר הוא לשנות את הפרדיגמה ולראות את המעבר כהרבה מעבר למהלך נדל"ני . מהלך שיכול לייצר יתרון תחרותי, להשפיע על תרבות הארגון ועל חווית העובד.

עולם ה-WORKPLACE STRATEGY (אסטרטגיה של מקומות עבודה) מדבר על האופן בו המיקום, סוג המבנה ואופן השימוש בו משרת את אסטרטגיית החברה ומקדם את המטרות הארגוניות ומלמד אותנו על הקשר בין האופן בו הבניין/משרד/חלל עבודה יבנה ויעוצב לבין חווית העובד הצפויה, תרבות העבודה שתיווצר, ההשפעה על אפקטיביות העובדים וגם השפעות על הקשר עם לקוחות ועם הקהילה ועוד. זהו תחום אינטרדיסציפלינרי חדש יחסית שממתבסס על החיבור בין מומחיות בנדל"ן,  ארכיטקטורה, אסטרטגיה, תרבות ארגונית וחווית עובד.

כך למשל – תפיסת הישיבה (OPEN SPACE או חדרי צוות)  יכולה להשפיע על רמת החדשנות, שיתוף הפעולה ותהליכי הלמידה. סוג התאורה יכול להשפיע על תחושות העובדים ועל אפקטיביות בעבודה. צורת החיבור בין הקומות (מדרגות באמצע קומה למשל) יכולה להשפיע על תחושת השקיפות ועל סינרגיה בין יחידות ועוד.

כלומר, קיימות הזדמנויות תרבותיות רבות בתהליך מעבר משרדים הנובעות מהשינויים הפיזיים והטכנולוגיים.

אחד מסודות ההצלחה של תהליך שינוי ארגוני באשר הוא, הוא למנף הזדמנויות נוספות דרך השינוי . כך למשל , אם נכתבה רגולציה חדשה במדינה שמאלצת אותנו לשנות תהליך ארגוני אז כדאי למנף את השינוי לטובת שיפור תהליך נוסף /מבנה/הגדרת תפקיד על הדרך. כך גם בתהליכי שינוי מסוג מעבר משרדים, כדאי לנצל את המעבר ולבצע שיפורים וקפיצות דרך כחלק מהמהלך.

כמה דוגמאות מניסיוננו בליווי ארגונים במעברי משרדים, למינוף תהליכים –

1. לרענן את תרבות העבודה – תרבות העבודה היא הנורמות, הערכים, השיטות, השגרות והתהליכים בארגון המבטאים את התרבות אליה הארגון שואף.  תרבות העבודה במקום החדש יכולה להשתנות ולהתפתח או להישאר באותו מקום. חשוב לעצור ולשאול את עצמנו מהו התפקיד של המשרד החדש – מרכז עבודה ? חיבורים וקהילה? מה התרבות הארגונית אליה אנו שואפים בשנים הקרובות וכיצד נגיע לשם? איך יתמוך המבנה ותפיסת הישיבה בתרבות הניהול הרצויה? דוגמא יישומית – באחד מהארגונים הגדולים שליווינו בנינו יחד עם עובדים ומנהלים אמנת התנהלות ושגרות ניהול חדשות שיתמכו בעבודה במשרד החדש אך גם יסייעו במינוף ההזדמנויות הגלומות בו . בהמשך הוטמעה התרבות באמצעות משחקים ותחרויות המיועדים לעודד שימוש בעקרונות החדשים.  
2. לייצר קפיצה בחוויית העובד– חווית העובד מורכבת מסך שלם של חווית בתחום הפיזי, התרבותי והטכנולוגי . מעבר למשרדים חדשים מהווה הזדמנות עצומה בתחום חווית העובד לאור העובדה שמעבר בד"כ יכלול שינויים פיזיים וטכנולוגיים מהותיים. דוגמא יישומית – ריענון כולל של תהליכי שרות לעובד ע"י בניה של מוקד אחוד לשרות לעובד. המהלך כולל פיצוח מסעות העובד והתאמת מדיניות ותהליכי מש"א/שרות טכנולוגי/שרות תפעולי לעובד במשרד החדש.
3. לחבר בין היעדים העסקיים והאסטרטגיים של הארגון לבין המעבר – מעבר משרדים יהווה, בעיקר כשמדובר בארגונים גדולים, חלק מתוכנית אסטרטגית כוללת וארוכת טווח. כאשר מייצרים את הקשר בין האסטרטגיה למעבר ולמשמעותו ביום יום ולחווית העובד נוצרת תפיסה של מהלך מותאם, הוליסטי ושלם המאפשר גם חיבור רגשי וענייני של העובדים למהלך.  דוגמא יישומית – יצירת 'סיפור מעבר' המשמש את תהליכי תקשורת הפנים בניהול השינוי ומכנס בתוכו מסרים פשוטים המבטאים את המהלך האסטרטגי. המסרים יכולים להיות קשורים להיבטים אסטרטגיים ותרבותיים כגון – שיפור בקשר עם הלקוחות , קיצור תהליכי עבודה ומענה ללקוח בזכות העובדה שכל היחידות עוברות לעבוד יחד באותו מקום, תפיסה של ONE COMPANY כשמדובר בקבוצה של חברות ועוד.

בברכת פסח שמח והתחדשות מטיבה!

לקוחות שעברו ועוברים איתנו דירה:

קבוצת דיסקונט | מיקרוסופט | בנק מזרחי | RedHat | קבוצת הפניקס | RADWIN

מוזמנים לדבר איתי: נטע רביד גולן | שותפה, מנהלת תחום ייעוץ משאבי אנוש |  netar@lotem.co.il