Blog
הבינה של פגישות וירטואליות
איך לנהל פגישה וירטואלית מוצלחת (באמצעות בינה מלאכותית)?
פוסט זה פורסם לראשונה ללקוחות snack. לא מכירים את snack? כדאי שתכירו
"יש לי לקוח עם פגישת סטטוס קבועה וריבוי משתתפים, שבסופה אנחנו מוציאים סיכום סטטוס ומשימות. השבוע הם הכירו לי כלי שמסכם פגישות זום, תומך בעברית ומסכם מצוין". זוהי הודעה ששלחה לנו אחת המנהלות בקבוצה הוואטסאפ של הצוות.
עולם העבודה המודרני דורש מאיתנו להיות פרודוקטיביים מאי פעם, ופגישות וירטואליות הפכו לכלי חיוני לכך. הן מאפשרות לנו להתחבר עם צוותים ועמיתים מכל מקום בארץ ובעולם, לחסוך זמן וכסף ולקדם שיתופי פעולה יעילים. אבל אי אפשר להתעלם מכך שפגישות וירטואליות יכולות להיות גם מעייפות או לא יעילות אם לא מנהלים אותן כמו שצריך.
אז איך מנהלים פגישה וירטואלית שתעודד מעורבות של המשתתפים ותהיה פרודוקטיבית ויעילה?
ואיך עושים את כל זה בעזרת בינה המלאכותית?
הנה כמה מהמלצות שלנו:
לפני הפגישה הגדירו מטרה ברורה. תכננו מה תרצו להשיג בפגישה, ומה הנושאים העיקריים שצריך לדון בהם וודאו שהמטרה ברורה לכל המשתתפים. בפגישות מורכבות מומלץ גם לשלוח את חלוקת הזמנים מראש ולכלול את נושאי הדיון, מי אחראי להציג, זמני הצגה או דיון לכל נושא, וחומרי רקע רלוונטיים.
תוכלו להיעזר במודלי שפה של בינה מלאכותית כמו GEMINI ,CHAT-GPT או CO-PILOT כדי לדייק את הנושאים לדיון ולוחות הזמנים המומלצים, ולהיעזר בפלטפורמות לניהול פגישות וירטואליות שיוכלו להמליץ על משתתפים רלוונטיים ולספק משימות הכנה לכל משתתף, למשל: Lucid Meetings או Doodle.
במהלך הפגישה במידת הצורך תוכלו להיעזר בתוכנות AI לתרגום בזמן אמת או תמלול אוטומטי מה שיכול לאפשר למשתתפים מכל העולם להשתתף בפגישה בצורה יעילה ובכלל לסייע למשתתפים לעקוב אחר הדיון. ניתן להשתמש בכלים המובנים של ZOOM / TEAMS או בפלטפורמות שונות כמו TIMEOS ,VEED או TIMLOOLA .
המתקדמים יאמצו פלטפורמות מורכבות יותר – כאלו שמסייעות בזיהוי וניתוח רגשות המשתתפים, מה שיכול לעזור למנהל הפגישה להבין טוב יותר את מצב הרוח של הצוות ולזהות מתי מישהו זקוק לעזרה או תמיכה.
בסיום הפגישה סכמו את ההחלטות שהתקבלו ואת הפעולות שצריך לבצע והפיצו לכל המשתתפים. תוכלו להיעזר בכלי שהמנהלת שלי המליצה עליו – tl;dv או בכלים דומים אחרים.
לסיכום, בינה מלאכותית יכולה להיות כלי רב עוצמה לשדרוג פגישות וירטואליות ולהפיכתן ליעילות, פרודוקטיביות ומעוררות מעורבות. עם זאת, חשוב להשתמש בה בצורה אחראית ושקופה ולשקול היטב את ההשפעה שלה על כלל המשתתפים בפגישה.
שימו לב: הפלטפורמות הללו הן רק דוגמאות וקיימות פלטפורמות רבות נוספות שיכולות להתאים לכם. חשוב לבחור פלטפורמה שמתאימה לצרכים הספציפיים שלכם ולגודל הארגון. כמובן שמומלץ לבחון ולהתנסות במספר פלטפורמות שונות לפני שמחליטים באיזו מהן תרצו להמשיך ולהשתמש. חשוב גם לפעול בהתאם למדיניות אבטחת המידע המאושרת ע"י הגורמים המוסמכים בארגון.
