איך עושים Onboarding דיגיטלי?

היי עידו, תן לנו רקע קצר לנושא, על מה אנחנו מדברים בעצם?

אנחנו מדברים על מצב די חדש לרוב הארגונים: תהליך גיוס, קליטה ואוריינטציה לעובד חדש – מרחוק.

היום, הרבה ארגונים קולטים עובדים אבל בכלל לא רואים אותם. מילא שהראיונות הם בזום, אבל גם כשהעובד כבר מתחיל לעבוד, הוא עובד ב- Remote: הוא לא מגיע למקום פיזי, הוא לא פוגש את הצוות או את המנהל. כתוצאה מכך, קשה לייצר מחוברות לארגון, לוקח לעובד זמן להגיע לתפוקות, העובד חווה בדידות, הוא לא מרגיש חלק מהמשימה הגדולה של הארגון.

בחיים שלפני הקורונה, עובדים היו נקלטים בארגונים והולכים לעשות סבב היכרות במשרדים, מינגלינג פה, לחיצת יד שם. היום אין לעובד החדש את החוויה הזו.

זה המצב הנתון ועכשיו השאלה היא – מה עושים עם זה. 

אז אתה אומר שOnboarding- דיגיטלי לא היה כאן לולא הקורונה? 

יש ארגונים שעשו את זה עוד לפני עידן הקורונה, ניהלו, גייסו ועבדו ב- Remote במשך שנים.

הארגונים האלה הם ארגונים גלובליים, שעבדו מהמחשב שלהם עם כל העולם והיו מאוד מתורגלים בזה. הקורונה גרמה לכך שהמצב הזה חל על כולם. יש מנהלים ומגייסים שעד לפני חצי שנה לא שמעו על זום והיום הם נדרשים לקלוט ככה עובדים.

ספר לנו, מה הפתרונות שאנחנו מציעים?

הפתרונות שלנו מחברים שני דברים: Onboarding יחד עם אוריינטציה.

גם לפני עידן הקורונה, יצא לנו לעשות פרויקטים של אוריינטציה בדיגיטל, לשפר ימי אוריינטציה פרונטאליים ולהכניס בהם חוויה ורגש באמצעים דיגיטליים. עכשיו, תהליך ה- Onboarding הפך להיות 100% דיגיטלי וגם האוריינטציה נאלצת להיות 100% דיגיטלית. זאת הזדמנות מעולה לקשור את שני הדברים יחד ולבנות מחדש תהליך הוליסטי של כניסת העובד לארגון בתנאים של Onboarding.

יש לך דוגמה ספציפית שאתה יכול לספר לנו עליה?

באחד הארגונים שאנחנו מלווים במגזר התעשייה בנינו תהליך אונבורדינג שנתן פתרון תפור בדיוק לצורך.

הפיתוח שלנו התרכז בשני צירים במקביל: הציר הממשקי-טכנולוגי והציר התוכני.

בבירור הטכנולוגי שעשינו, ניסינו להבין מהן הפלטפורמות שהארגון עובד איתן (למשל LMS, Sharepoint ודומיהן), בדקנו האם אנחנו יכולים להתחבר לאחת מהן. ספציפית במקרה הזה באמת התחברנו למערכת הלמידה בארגון, אבל גם אם זה בלתי אפשרי, מתוך אילוצים של אבטחת מידע, אנחנו מביאים פלטפורמה ייעודית משלנו. על אותה פלטפורמה אנחנו "מלבישים" את כל התהליך ואת התכנים.

בהיבט התוכני, מיפינו את אופי העובדים הנקלטים, שאלנו שאלות כמו – מה הם צריכים? על אילו חוסרים אנחנו באים לענות? מה יעניין אותם? משם יצאנו לדרך. היום הפלטפורמה מכילה את כלל התכנים המרכיבים את התהליך השלם: לינק לסיור וירטואלי 360 בבניין – כך העובד יכול לראות את כל המקומות המרכזיים שהכי מעניין אותו להכיר, תכנים מקצועיים לקריאה עצמית שהם למעשה א-סינכרוניים, תכני אוריינטציה קלאסיים – על הארגון, ערכים, מטרות ויעדים, מבנה ארגוני וקוד אתי, תכני רגולציה, כמו מניעת הטרדה מינית וכמובן – צ'קליסט למנהל, כך שכל מנהל צוות ידע על מה הוא צריך לעבוד עם העובד הנקלט בארגון.

לצד זה, אנחנו מקיימים מפגשים סינכרוניים, מפגשים אליהם מתחברים כלל העובדים החדשים בארגון.

אם בעבר, מפגשי אוריינטציה כללו שיח עם דמויות בכירות, היום חלק מזה קורה באמצעות סרטונים מצולמים וחלק אחר נעשה במפגשים סינכרוניים.

בסופו של דבר, כשיוצאים לדרך ומקימים תהליך כזה, חשוב לפרוט את כל המרכיבים ולהבנות אותם במקום אחד. חשוב שתהיה התחלה, אמצע וסוף ושחוויית המשתמש תהיה פשוטה ונוחה להבנה. זה מקל על כלל הגורמים המעורבים, על העובד, המנהל וגם על הארגון ומש"א.

תן לנו 3 טיפים מנצחים לאיך עושים את זה.

1. חשבו על זווית הראייה של העובד החדש: מה הוא צריך, מתי, מה יעזור לו ומה ירתיע אותו.
2. אל תנסו להמציא את הגלגל. כבר היום יש לארגון שלכם תכנים שאפשר להתחבר אליהם ולהשתמש בהם.
3. מצאו דרך לשכפל את הממד הא-פורמלי שקורה בפרונטאלי. מה חסר לעובד הנקלט? חסר לו סיבוב בפינת הקפה, שם הוא מכיר את הקולגות החדשים שלו? חסרה לו מתנת הקליטה ביום הראשון? דמיינו איך זה קורה בלי אילוצי הקורונה ונסו לשכפל את זה. את רוב הדברים אפשר לעשות גם מרחוק.

עידו, תודה רבה.

תודה. אפשר להוסיף משהו? בקליטה פרונטאלית, חוויית הקליטה עבור המנהל יכולה להוות נטל, היא משתלבת ביומיום הלחוץ ממילא של המנהל וזה מורכב. הנה הזדמנות מעולה לארגונים מקומיים לאמץ פרקטיקות של ארגונים גלובליים.