אתגרים וכלים – מנהלים ומנהלות במלחמה

נשאלת השאלה איך בכלל אפשר לעבוד בימים כאלו, כשיש כאוס, צער וכאב מסביב. באופן מפתיע, ואולי לא, עשייה היא דרך טובה לשמור על עצמנו בעת הזו ולהחזיר אלינו את תחושת השליטה שאבדה. היכולת שלנו לשלוט במציאות החיצונית מוגבלת, אבל האופן בו אנו מתמודדים עימה – לגמרי בשליטתנו.
מנהלות ומנהלים יקרים, לפניכם מספר כלים שיוכלו לסייע לכם להחזיר אליכם את תחושת השליטה. הכלים מחולקים ל-3 רמות, בסדר הזה: דאגה לעצמיכם, דאגה לעובדים (כפרטים), ודאגה לצוות (כיחידה אחת). מוזמנים לקרוא את הכתבה כרצף, או לבחור את החלק שהכי רלוונטי עבורכם כעת ולהעמיק בו.
בכל רמה ישנם כלים שעוסקים בהתמודדות האישית, וכלים שעוסקים באופן בו ההקשר המקצועי יוכל לסייע גם הוא. החלוקה הינה מלאכותית, שהרי האישי והמקצועי שלובים זה בזה. היא נעשתה כדי לתת לכם לגיטימציה מוגברת לעיסוק בהתמודדות האישית שלכם ושל העובדים, עיסוק שלעיתים יש נטייה למנהלים להירתע ממנו, אך בלעדיו התפקוד המקצועי יהיה בחוסר משמעותי יותר.

דאגה לעצמי
ממש כפי שבמצב חירום בעת טיסה, על ההורה להרכיב ראשון את מסיכת החמצן ורק לאחר מכן לדאוג לילדיו- כך גם במצב חירום. ככל שאתם תרגישו טוב יותר, כך יהיו לכם הכוחות לדאוג לעובדים שלכם.
אישי:
ניהול קשב – כדאי להגדיר מראש לא יותר מ 3-4 נקודות ביום בהן אתם צורכים חדשות. חשוב להקדיש מחשבה למדיום, ולבחור במדיום שלא יעמיס עליכם רגשית שלא לצורך.
תנועה – כדאי להתרחק פיזית מהמקום בו נחשפנו לידיעה קשה, מקום הישיבה בבית או במשרד, ולנוע במרחב. התנועה מחזירה אלינו את תחושת השליטה שאבדה, ומסייעת לנו להתרענן, הודות לחשיפה לגירויים חדשים.
התמלאות– בהמשך לניהול הקשב, כדאי להניח את הפלאפון בצד כמה שניתן, להתנתק מרעשי הרקע שמלחיצים, ולקחת רגע או שניים לפעילות שתמלא אתכם אנרגיה, ושתחבר אתכם לפנימה- לעצמיכם.
לדוגמא- פעילות ספורטיבית, כתיבה, הבעת עניין באדם אהוב, שרבוט, מדיטציה, קריאה, או כל דבר אחר שיטעין אתכם באנרגיה. יתכן ואתם חושבים לעצמיכם 'עד כמה מנותק לעשות זאת בעת הזו'. יתכן שבטווח הקצר זה נשמע מנותק, אך בטווח הארוך הפוגות אלו יתנו לכם את הכוחות להמשיך לפעול- ולהניע אחרים לפעולה.
משימתי:
משמעות – נסו להסדיר לעצמכם באיזה אופן העשייה שלכם משמעותית בעת הזו. במידה והדבר לא ברור לכם, שבו על כך עם המנהל הישיר שלכם ונסו להבין יחד איתו. כמו כן, חשבו מה תרצו לעשות מהפוזיציה שלכם כדי להרגיש משמעותיים בעת הזו, פירוט על כך בפסקה הבאה.
*עלייה למרפסת – צרו לעצמיכם סביבה שתאפשר לכם לעשות זום אאוט ולחשוב באופן נקי, ללא הסחות, על המשימות הקיימות ועל הצרכים החדשים שעלו לאור המצב- והיתכווננו בהתאם. הכוונה לפגישה של כשעה עם עצמכם או עם אדם שאתם סומכים עליו, אחת לכמה ימים. תוכלו לעלות למרפסת פשוטו כמשמעו, להתרחק לרגע מהעשייה, להתבונן ולהבין מה נכון כעת, או למצוא משרד שקט. 
איזון – 2 תגובות קיצון 'קלאסיות' למצב חירום: הגברה- לקיחת כמות משימות שלא אוכל להחזיק לאורך זמן, או הפחתה- לקיחת מעט מאוד משימות. חשבו על כמות משימות ריאלית, כזו שתספק לכם תעסוקה ועניין, ותתרום כמה שניתן, אך כזו שלא תעמיס עליכם רגשית יותר מידי.
סדר יום – בנו לעצמיכם סדר יום ברור, המורכב ממשבצות ביומן שנגזרות מהמשימות שהגדרתם בעת העלייה למרפסת. בכל משבצת כתבו מה אתם מתכננים לעשות בזמן שהוגדר. המשבצות המוגדרות יעזרו לכם להתמקד ולא ללכת לאיבוד בתוך הריק. חשוב ליצור לו"ז אוורירי שיאפשר לכם לנשום, וגם לבנות משבצת ייעודית של כשעה וחצי (לא קצר מידי אך גם לא ארוך מידי), לה תקראו 'משימה עכשווית'- אותה תקדישו לאירוע לא מתוכנן, במידה ויצוץ לאור המצב, כך שתחושת השליטה שלכם תשמר כמה שניתן.

דאגה לעובדים
רציפות תפקודית, מונח העוסק בחשיבות ההמשכיות גם בעתות משבר, היא דרך מועילה לשמור על עצמנו ועל העובדים שלנו בעת חירום. ממש כפי שהלב ממשיך לפעום גם כשהגוף מתמודד עם איום. מה שמשתנה זה קצב הפעימות. עלינו לשים לב שאנו מתאימים את השגרה המקצועית למקום הפיזי והנפשי בו נמצא העובד, ודורשים ממנו בהתאם למה שהוא יכול לתת. כמו כן, עלינו לשים לב שהמשימות שהוא מבצע רלוונטיות למצב הנתון, ומחוברות למקום בו הראש שלו נמצא כעת.
אישי:
במצבי קיצון פרטיים (כמו בן משפחה נעדר/שכול) – בבקשה פנו אלינו בפרטי לקבלת מענה מפורט ונרחב.
שיחה אישית– קבעו שיחה אישית עם כל עובד,. במהלך השיחה, כדאי להתייחס לסוגיות הבאות:
לשאול כדי להבין:
מצב פיזי- שאלו את העובד האם יש לו ולבני משפחתו מרחב מוגן כעת והביע עניין איך הוא ומשפחתו מסתדרים כעת.
מצב נפשי- שאלו את העובד מה שלומו בעת הזו, מה שלום המשפחה שלו, ואיפה המלחמה תופסת אותו כעת. לשאול כדי לעודד פעולה:
איזה פעולות אתה יכול לעשות כדי להרגיש טוב יותר?
מה אתה צריך ממני/מהארגון כדי לעבור את הימים הקרובים?
תקשורת פתוחה: לסיום, הדגישו בפני העובד שאתם זמינים עבורו למה שצריך בעת הזו.
משימתי:
משמעות – בהמשך לנכתב בחלק הראשון בהקשר זה, יש להבין מה חשוב לעובד בימים אלו- ולדאוג שיש לכך ביטוי במשימות שלו. פירוט על כך בפסקה הבאה.

המשכיות תפקודית– חשבו יחד עם העובד איך הוא ממשיך לעבוד בעת הזו. אלו מבין המשימות הקיימות שלו רלוונטיות כעת, ואיזה יש להשאיר בצד. חשבו יחד איתו האם יש דברים חדשים שהוא יכול לעשות כדי להרגיש רלוונטי במצב הנוכחי. עשייה זו תוכל להגביר את תחושת המשמעות שלו בעת הזו, תחושה שבונה חוסן. חשבו איתו על רעיונות הקשורים בתחומי האחריות שלו, וברעיונות הקשורים למצב הביטחוני. למשל, יתכן שעובד שיקיריו משרתים כעת במילואים, ישמח להוביל מיזם ארגוני של איסוף ציוד עבור משרתי המילואים.
הפשטה וחווית הצלחה– יש לתת לעובדים משימות המתפרשות על פני הטווח הקצר (בין יום ל-3 ימים), כשאלו מוגדרות וממוקדות. במידה והעובד זקוק לכך, יש לפרק כל משימה לתת משימה, כך שהוא יוכל לסמן לעצמו הצלחות קטנות בעת הזו. המיקוד של המשימות יעזור לעובד למקד קשב ברגעים בהם יהיה מוסח מהמצב.
ציפיות מותאמות– זכרו שהעובדים שלכם מוצפים, כאובים ועצובים, ויתכן שהם מתמודדים עם דאגה עצומה ליקיריהם. בתקופה כזו תיתכן ירידה באיכות העבודה ובקצב שלה, תהיו סובלניים כלפי זאת. בנוסף, בשיחה האישית עם העובד, שאלו אותו כמה פניות יש לו לעבודה, כמה נכון לו לקחת על עצמו בעת הזו, ותהיו קשובים לכך- ולעשייה בפועל. עשו התאמות עם נדרש תוך כדי תנועה.

דאגה לצוות
במקרי קיצון כמו נעדר מתוך הצוות, פציעה קשה או מוות – אנא פנו אלינו לייעוץ מפורט.
ישנה אשליה שבעתות חירום אין לגיטימציה לישיבת צוות, שפעמים רבות נתפסת כמותרות. זו טעות. ראשית, ישיבת צוות היא אמצעי חשוב מעין כמותו לחזק את החוסן של העובדים, במידה ומנהלים אותה נכון. שנית, היא לא צריכה להיות ארוכה כדי להיות בעלת ערך, ההיפך הוא הנכון. בעתות חירום ישנם 2 סוגים של ישיבות צוות: ישיבת הערכת מצב וישיבת היערכות. נפרט על אלו בפסקאות הבאות.
אישי
ישיבות הערכת מצב מחזקות את תחושת השייכות של העובדים, תחושה שעלולה להתערער בעתות משבר, בהן יש לאנשים נטייה להתכנס פנימה ולהרגיש חסרי אונים מול המצב הקיים. כמו כן, ישיבות אלו מחזקות את האמון והביטחון כלפי הארגון- כאלגוריה לתחושת הביטחון הכללית.
ישיבות הערכת מצב מתקיימות פעם ביום, בתחילת היום או בסופו. מטרת הישיבה 'להרגיש' את העובדים. לשאול אותם לשלומם ולביטחונם, להבין איך עבר עליהם היום/ הלילה והאם הם זקוקים לתמיכה כלשהי. בנוסף, זו הזדמנות טובה לעדכן אותם בנעשה בארגון, ברמת הפעולות וההחלטות. ניתן לקיימן באופן פרונטלי או בזום, בישיבה או בעמידה. כל ישיבה אורכת כ-10 דקות, כתלות בכמות חברי הצוות.
משימתי
ישיבות היערכות נועדו לבנות את יכולות הצוות בהתאם לצרכים העכשוויים עמם הארגון מתמודד. כדאי לקיים ישיבה זו אחת לשבוע. אורכה המומלץ הוא שעה.
ישיבות אלו הן הזדמנות מצוינת לחזק את תחושת השייכות, את תחושת הביטחון והאמון של הצוות בארגון, את תחושת המשמעות, ואת היכולת של הצוות להסתגל למציאות שהשתנתה. למעשה, ישיבת צוות היא דרך יעילה לתת מקום ל-4 מרכיבי החוסן: שייכות ותמיכה, ביטחון, משמעות וסתגלנות.
שייכות– כדאי להקדיש כמה דקות בתחילת הישיבה לסבב קצר בו כל אחד ישתף בשלומו בימים אלו. ניתן לשאול שאלה ממוקדת כמו 'איך אני מרגיש היום?', או 'מה מעסיק אותי כעת'?. בנוסף, כדאי לא לשקוע ברגשות, אלא להזמין את העובדים לפעולה לשיפור מצבם. לכן, כדאי להוסיף שאלות כמו: 'מה עשיתי היום שעזר לי להתמודד עם המצב?', 'מה עשיתי כדי להתמלא בכוחות היום'? 'מה אני מתכנן לעשות כדי להרגיש טוב יותר?' ועוד.  בנוסף, כדאי לעודד את העובדים להיתמך אחד בשני בפן האישי והמקצועי.
ביטחון – כדאי לשתף את העובדים בנעשה בארגון מאחורי הקלעים. למשל, אם הייתה ישיבת הנהלה על המצב, לשתף בעצם קיומה של הישיבה כך שהעובדים ירגישו שהם יודעים מה קורה. אקט זה מגביר את תחושת האמון במנהל, ואת תחושת הביטחון בארגון. ניתן לשתף גם בהחלטות שהתקבלו, בכיוונים עתידיים ועוד.
משמעות– כדאי לשתף את העובדים בתרומה הייחודית של הארגון בעת הזו, ולקשור בין העשייה של הצוות לתרומה זו. כמו כן, כדאי לייצר סיעור מוחות על דרכים בהן הצוות יוכל להתאים עוד את העשייה שלו לעת הנוכחית כדי להרגיש שהוא רלוונטי במיוחד.
סתגלנות– חשבו יחד עם חברי הצוות מה יעזור להם לתפקד טוב כפרטים וכצוות, איך יוכלו להסתגל למצב הקיים בצורה הטובה ביותר. כדאי לעודד סולידריות ושיתוף פעולה ביניהם, וליצור שיח שיעסוק באופן בו הם יוכלו לסייע אחד לשני בביצוע המשימות, ובהתמודדות האישית עם המצב. למשל, במידה ויש כמה עובדים שהם הורים לילדים שכעת בבית, אולי ניתן לתאם יום בו הם יביאו את הילדים למשרד כך שאלו יוכלו לשחק יחד בזמן שההורים עובדים, ועוד.
בנוסף, תוכלו לתת מקום ללמידת עמיתים, בה חברי הצוות ישתפו בדילמות מקצועיות שיש להם ויקבלו את עצתם של חברי הצוות.  
אנו כאן עבורכם לכל התייעצות פרטנית. מוזמנים ליצור איתנו קשר במייל: lotem@lotem.co.il
ניתן גם לפנות להדר ויסמן במייל  Hadarwe@lotem.co.il, או בטלפון: 054-7651-113.

*המושג 'עליה למרפסת', המגיע מהספר "מנהיגות במבחן" מאת רונלד א' חפץ ומרטי לינסקי. הכוונה היא להתרחקות מהמצב הקיים, להרים את הראש מעל המים, על מנת לקבל פרספקטיבה ולנתח אותו מנקודת מבט גבוהה יותר, בדומה לצפייה בהצגה ממרפסת בתיאטרון. גישה זו מאפשרת למנהיגים לראות את התמונה הרחבה יותר, ולקבל החלטות נבונות יותר.