תכנון בצל מלחמה

בעיצומם של מספר פרויקטים ולקראת סיומם של פרויקטים נוספים של תהליכי תכנון בארגונים שונים, סיכמנו עבורכם תובנות מרכזיות לתכנון בצל המלחמה:
1. כמו תמיד קשה לתכנן אבל השנה יותר
2. מתכננים כי מחויבים להמשכיות העסקית
3. מתכננים קצת אחרת – Dynamic Adaptive Planning

כמו תמיד קשה לתכנן, אבל השנה יותר
גם בימי שגרה תכנון היא לא משימה פשוטה, היא דורשת מאמצים קוגניטיביים ורגשיים שניתן לחלק לשלושה טווחי זמן:
עבר – זו מראה שמשקפת למנהל וליחידתו על העשייה וההישגים שהגיעו אליהם. לפעמים היא נעימה ולפעמים פחות.
הווה – לעיתים יש תחרות סמויה בין היחידות ובין מנהלים – מה עשינו, מי עשה טוב יותר, מי עמד ביעדי הליבה וכדומה.
עתיד – תוכניות עבודה דורשת מאיתנו להתחייב. התחייבות פירושה עוד אחריות,  ומי צריך עוד אחריות?
מאמצים אלו קיימים גם עכשיו וכמו כל דבר בחירום הם מתעצמים ונוספים להם מרכיבים שונים; חוסר הוודאות, העמימות הכלכלית, ההצפה הרגשית ותפיסת התכנון כפריבילגיה ולא ככורח ועוד.

מתכננים כי מחויבים להמשכיות העסקית
דווקא בזמנים אלה הופך התכנון הכרחי. במובן מסוים "אי אפשר איתו ואי אפשר בלעדיו". למרות שהוא גם ככה דבר שקשה איתו, אנחנו מבינים שהמחויבות הניהולית שלנו לארגון ולעתידו, מחייבת אותנו לעצור ולתכנן. ארגונים שמזניחים את התכנון מונעים את פוטנציאל הצמיחה האפשרי של הארגון על אף המלחמה, ולמעשה מייצרים קיבעון במקרה הטוב וההאטה במקרה הפחות טוב. דווקא תקופות כאלה יכולות פעמים רבות להיות הזדמנות לצמיחה והתייעלות, אם נרים את הראש מעל המים, נשאל שאלות אמיצות, ניתן תשובות יצירתיות ונתרגם אותן לתוכניות עבודה.
בתקופות כאלו, מה שאנחנו אומרים תמיד על תכנון – מתחזק אף יותר: הערך של התכנון הוא לא רק התוצר של תכנית העבודה, אלא תהליך החשיבה הנולד בתכנון. תהליך שבו הארגון מפנה את תשומת הלב לרגע מהמשימות של היום-יום ומסתכל אל העתיד. עצם ההתכנסות לחשיבה וההתנתקות מהשוטף, היא הדבר הקריטי, תהליך החשיבה הופך לנכס הארגוני.

מתכננים קצת אחרת
זמנים מאתגרים דורשים "כיול" מחדש של הלך הרוח התכנוני שלנו. לכן, התאמנו את מודל DAP –
(Dynamic Adaptive Planning) לחירום הישראלי. המודל הותאם ושוכלל בתקופת הקורונה ומציע מספר עקרונות לתכנון בתנאי אי וודאות. כעת אנחנו ממליצים ליישם מודל זה באופן פשוט יותר, עם תהליכים ומעגלים קצרים יותר.

רגע לפני שמתחילים בתהליך התכנון, אל תוותרו על סיכום השנה. מעבר לעצם השגה או אי השגת יעדים, סיכום השנה חשוב במיוחד בעת זו. הוא הבסיס לתכנון העתידי, אל תוותרו עליו בגלל החירום. סיכום השנה גם חשוב במובן המורלי של הארגון – הצלחנו, עבדנו יפה למרות המלחמה. גם אם שורות הרווח והיעדים לא הושלמו במלואם- שימו דגש על הדברים שידענו לעשות טוב ומהר.

עקרונות מרכזיים במודל:
פחות זה יותר | הפשטות היא המפתח. בתוך הכאוס, חיוני לשמור על מיקוד. המיקוד צריך לבוא לידי ביטוי גם בבחירת המיקודים האסטרטגיים של הארגון, אך גם בתהליך יעיל ופורמטים פשוטים.
תרחישי ייחוס ומיפוי סיכונים | עבודה עם תרחישי ייחוס ומיפוי סיכונים ספציפיים לתקופה – עמדה פרואקטיבית זו מאפשרת תגובה טובה יותר לאתגרים פוטנציאליים ולהתמודדות עם אי הוודאות. ישנם מודלים רבים לניהול תרחישים, אם עדיין לא סיימתם את תהליך התכנון, המלצתנו היא דווקא לקחת את המודלים הפשוטים – ראינו שהמודלים הפשוטים הם המודלים שעובדים.
דיוק פעולות | סיווג הפעולות בתוכנית העבודה תחת 3 הקטגוריות מסייע בפישוט ובמיקוד התהליך בתקופה זו:
פעולות מגבילות – כלומר במה אנחנו מצטמצמים
פעולות מקדמות – אילו הזדמנויות אנחנו מזהים ומה הפעולות הנגזרות מכך?
פעולות מעצבות – אילו פעולות נעשה אחרת?  
תכנון לטווח קצר עם בקרות תכופות
בכל הנוגע לבקרות, כשהשינויים תכופים, גם הבקרות נדרשות להיות תכופות. שימו לכם טווחי בקרות שיסייעו לכם להבין איפה אתם עומדים מול התרחישים שבניתם. אלו יאפשרו לזהות פערים, להתכוונן מחדש ולהגיב מהר. בקרות חשובות לא פחות מתכנון בתקופות כאלו!

על אף האתגרים, חדשנות מתעוררת פעמים רבות דווקא בזמנים של אי וודאות. ארגונים שאתגרו את הנורמות ובחנו חלופות יצירתיות, מצאו הזדמנויות לצמיחה ופעולות שמחזקות את החוסן העסקי.
גישה יצירתית ומותאמת לתכנון, עוזרת לעסוק לא רק באתגרים של ימי מלחמה אלא גם בעתיד הארגוני.

רוצים לדבר אתנו על תוכניות עבודה? שלחו מייל לתמר: tamarg@lotem.co.il